Web会議システム、せっかくならケチらずに有料版を使うべき理由：会議にとどまらず業務効率化へつなげよう（2/4 ページ）

[柳谷智宣，ITmedia]

必須なのが「録画機能」

　さて、本稿では筆者の実感としてビジネス環境で使われていることが多いZoom、Google Meet、Microsoft Teamsの3つを中心に、有料版を使うべき理由を挙げていこう。

　まず、有料版を使うことで幅が広がるのが「録画」機能だ。ウィズコロナ、アフターコロナのビジネス環境において、会議を開催するだけでなく、議事録を作るためにも録画機能は必須となるだろう。議事録は重要事項だけのシンプルなものにして、万一の時は録画を参照するというフローにすれば、大幅に作業時間を短縮できる。従来、当たり前だと思ってきた無駄な作業を棚卸しすることから、働き方改革は始まるのだ。

録画して保存しておけば、議事録は最小限で済む（画像は筆者のZoomアカウントをキャプチャーしたもの）

　会議だけでなく、セミナーやプレゼンを行う場合は、動画を再利用すれば生産性が格段に高まる。毎年プログラムを考えていた新人向けのレクチャーなどは、録画した動画を見せるだけで済ませられるかもしれない。そうすれば、もっと本質的な人材教育を行うことも可能になるはずだ。

　このように、もはや必須といってもいい録画機能だが、無料版だとZoomがローカル録画に対応しているのみで、Google MeetとMicrosoft Teamsは対応していない。ただ、Google MeetとMicrosoft Teamsともに新型コロナを受けて有料版を期間限定で無料解放をしている。そのため、Google Meetは本来有料のG Suite Enterprise Essentialsプランで提供しているGoogleドライブへの録画、ならびにMicrosoft TeamsではMicrosoft Streamへの録画が現在利用できる。

　Zoomも、有料版であればローカルだけでなくクラウド上にも保存できるようになる。ローカルPCに保存するのは、録画失敗のリスクがあるだけでなく、ファイルの紛失などにもつながる。そのため、クラウドに保存しておくと管理しやすく、共有もスムーズにできるのでオススメだ。

　なお、クラウドに保存する場合はストレージの容量にも注意したい。例えば、Zoomでは有料のプランでも容量が1GBしかないので、1〜2本録画したらすぐにローカルへダウンロードするか、会社で使っているストレージに保存しておく必要がある。オプション機能で追加もできるが、その場合は100GBで月額40ドル、500GBで月額100ドルと少々高く感じる。一方、Google MeetやMicrosoft Teamsの有料版なら大規模な容量があるので安心だ。