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» 2020年07月29日 07時00分 公開

ワークフローシステム導入のポイント:社内稟議・決裁をスムーズに行う工夫とは (1/4)

テレワーク導入が拡大していますが、稟議や決裁の方式は以前のまま、ハンコを押すためにわざわざ出社することもあるようです。新しい働き方に即したスムーズな稟議・決裁の方法を考えます。

[企業実務]

 テレワーク導入が拡大していますが、稟議や決裁の方式は以前のまま、ハンコを押すためにわざわざ出社することもあるようです。新しい働き方に即したスムーズな稟議・決裁の方法を考えます。

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 本記事は、2020年7月号に掲載された「社内稟議・決裁をスムーズに行なう工夫とは」(著者:武内俊介)を、ITmedia ビジネスオンライン編集部で一部編集し、転載したものです。


稟議・決裁にまつわるボトルネックとは

 テレワークが推進されるなか、稟議書などにハンコを押すために出社せざるを得ないことがSNS上で揶揄されていました。

 合議制を重視する日本企業を象徴する稟議と決裁の手続きはなくなることはないと思いますが、これまでの紙とハンコによる運用が、今後はワークフローシステムに置き換わっていく可能性は高いと思われます。

(1)稟議とは

 稟議とは、「契約の締結」や「設備の導入」など担当者の権限だけでは決定できないことについて、その内容を説明する文書(稟議書)を決定権をもつ上層部に回覧し、承認を得る手続きを指します。

(2)決裁とは

 稟議が複数の関係者に内容を周知したうえで承認を得る手続きであるのに対し、決裁とは権限のある役職者が提案された内容の可否を決定することを指します。 本稿では、稟議と決裁は社内承認を得るための一連の手続きであることから、「稟議手続き」と記載することにします。

(3)紙の稟議手続きのメリット・デメリット

 稟議手続きは、一般的には紙の稟議書を回覧し、関係者や承認者がハンコを押すことで閲覧・承認の意思を示す仕組みになっています。会社ごとにその書式や回覧手順などが細かく定められていて、日本企業特有の仕組みといわれています。

 稟議手続きのメリット・デメリットは、図表1の通りです。

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 今般のリモートワークへの急速なシフトにより、全員が1つの場所に集まって仕事をするという前提が大きく揺らぎました。従来の紙の稟議書による手続きのデメリットが浮き彫りになり、この機会にワークフローシステムの導入を検討する企業も多いでしょう。まずはワークフローシステムの概要について見ていきます。

ワークフローシステムで何ができるのか

 ワークフローとは「一連の業務の流れ」のことです。ワークフローシステムは、主に承認・回覧などの一連の業務をシステム上で行うことができるようにしたもので、稟議システムや電子決裁システムと呼ばれることもあります。

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