「オフィスの混雑状況は？」「同僚の居場所が分からない」「空気が悪い」──オフィスを“見える化”する手順：総務のための「オフィス」再考（1/2 ページ）

[金英範，ITmedia]

連載：総務のための「オフィス」再考

　前回までの記事では、コロナ対策としてのオフィスレイアウトの変更方法、換気の基礎知識、Web会議用ブース、リモート管理ツールの選び方などをお話しました。今回のテーマは「オフィスの見える化」です。

　オフィスファシリティをやりくり（マネージ）する専門分野には、ファシリティマネジメントというものがあります。マネジメント＝管理と訳さず、やりくりと訳したのには意図があります。管理というと規則に沿った静的なものをイメージしますが、やりくりというと、ニーズが激しく変化する状況に対応していくイメージです。

写真はイメージです（提供：ゲッティイメージズ）

　“You can NOT manage what you don't measure.”すなわち「測らないものはマネージ（やりくり）できない」という言葉が、ファシリティマネジメントの教科書では出てきます。当たり前のように聞こえますが、意味が深い言葉です。

　一昔前は“You can NOT manage what you can't measure.”（測れないものはマネージ（やりくり）できない）という言葉でした。このdon'tとcan'tの違いが、時代の差を意味します。

　昔は「測りたくても測れない（can't）」だったので「オフィス内のいろいろなものを可視化しようとしてもできない」という諦めの気持ちがありました。現在はテクノロジーの進歩により、さまざまなものを測れるようになっており、「測ろうとしない（don't）」とマネージできないという意味になっています。測る、測らないは総務の姿勢次第、ということです。

　それでは、オフィスではどんなものを測れるのでしょうか。測るという行為は目的ではなくあくまで手段です。「測れる技術があるから測る」では手段が先行してしまい、「何だか面白そうだから試してみたけど、利用価値が全くなかった」というケースも少なくありませんので要注意です。

　まずは（1）何が問題か、（2）何を知りたいか、変えたいか、そのために（3）どう測りたいか──というステップで整理し、経営に進言します。「何を知りたいか」は、管理者の目線と社員（ユーザー）の目線では異なります。これらを整理した（3）の段階で、業者へ「このようなものを測りたい」と要望を出し、ソリューションを一緒に考えるのが“攻める総務”です。

　具体的にどんな問題があるか、どんなツールを使えばいいのか、見ていきましょう。

オフィスの見える化の例