コラム
» 2021年04月01日 07時00分 公開

コロナ禍で増えている「オフィスの引越し」、その段取りとチェックリストトラブルを防ぐ(1/4 ページ)

テレワークなどにより社員の出勤が減り、オフィスの引越しが増えています。オフィスの引越しは一大プロジェクトであり、入念な準備と効率的なオペレーションを必要とします。スムーズにオフィスの引越しを成功させる段取りとチェックリストを紹介します。

[企業実務]

 テレワークなどにより社員の出勤が減り、オフィスの引越しが増えています。オフィスの引越しは一大プロジェクトであり、入念な準備と効率的なオペレーションを必要とします。スムーズにオフィスの引越しを成功させる段取りとチェックリストを紹介します。

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 本記事は、2021年4月号に掲載された「コロナ禍で増えている『オフィスの引越し』 その段取りとチェックリスト」を、ITmedia ビジネスオンライン編集部で一部編集し、転載したものです。


オフィス移転の効果を最大化させるために

【1】オフィス移転を経営課題の解決手段と捉える

 オフィス移転を進めるにあたっては、コンセプトを固めることが重要です。

 というのも、オフィスの引越しは単に会社が移動するのみならず、業務の効率化、経営ビジョンの浸透、人材採用・定着、企業ブランドの向上など、経営に与えるインパクトの大きいプロジェクトになり得るからです。

 加えて昨今では、テレワークの普及・定着など働き方の変化も大きいため、中長期的な視野に立って計画を立てることが肝要です。

 従って、オフィス移転は経営課題の解決策の一つと位置付け、経営層自らがコミットすることが重要です。

 そこで、オフィスの移転を検討し始めたら、会社規模に応じて、移転について担当するメンバーを決める、もしくは移転プロジェクトチームを立ち上げるとよいでしょう。

 該当するメンバーが中心となって、経営層の思いや経営課題、従業員の意見など、社内の総意を取りまとめつつ、移転時の各種手配や社内外へのアナウンスの采配なども行っていきます。

photo 写真はイメージです(提供:ゲッティイメージズ)

【2】現状のオフィスでの課題や望ましくない要因を洗い出す

 働き方をどのように変えたいか、移転先のオフィスでどのように働きたいかを洗い出します。

 プロジェクトメンバーが中心となり、必要に応じて経営者や従業員へのヒアリング・アンケートなどを実施し、どのようなオフィスが理想となるか、どのような課題を解決したいかというビジョンを明確にしてから、移転に向けてプロジェクトを進めていきます。

 スケジューリングやチェック事項など、オフィスの移転は時間も手間も必要となりますが、目指すオフィスが形になった際には、働き方自体が変わり、経営課題の解決にまでつながります。

【3】オフィスデザインは業者選定がカギ

 オフィスのデザイン・レイアウトは、見た目や機能性はもとより、企業ブランディングや社員の満足度・離職率にも影響を及ぼします。また、採用のアピール要素にもなり得ます。

 前述したオフィス移転の方針・コンセプトを具現化するためには、オフィス内装を担う設計会社の選定がカギとなります。

 言われた通りのデザインしか提示しない設計会社か、要望をくみ取りプラスアルファの提案を盛り込んでくれる設計会社か。予算と方針にもよりますが、慎重に吟味したいところです。

 依頼先選定にあたっては、コンセプト設計からデザイン、移転手続きまでをワンストップで対応してくれる会社もありますので、選択肢に入れるとよいでしょう。

 また、依頼先選びをサポートしてくれるサービスも存在します。依頼先選定に知見がない場合は、こうしたマッチングサービスを利用するのも有効です。

【4】家具や什器・OA機器やICT、セキュリティなどを検討

 さらにデザインを進めるうえでの注意点としては、オフィス家具や什器(じゅうき)・OA機器や、インターネット環境などのICTやセキュリティ対策までを同時に検討することです。

 設計・デザインに優れた会社が、什器やICTにまで詳しいとは限りません。しかし、電気配線や入退出管理、Wi-Fi環境など、オフィスのレイアウトには、見えないところでさまざまな要素が関わってくるものです。

 これらも考慮しながら、オフィスの設計を進めていけるとスムーズですし、結果としてコストの削減にもつながります。

 設計・デザインを進める際には、こうした要素も同時に検討する、あるいは両方に対応できる依頼先を見つけることが大切です。オフィス家具や什器・OA機器やICTは後からでもよいだろうと思わず、プランニングの初期段階から検討するようにしましょう。

大まかなスケジュールを押さえよう

 以上のことと並行しながら、大まかなスケジュールを確認しましょう。

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