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コロナ禍で増えている「オフィスの引越し」、その段取りとチェックリスト：トラブルを防ぐ（2/4 ページ）

» 2021年04月01日 07時00分公開

[企業実務]

　移転の1年前くらいから動き出せると理想的ですが、それが難しい場合であっても最低6カ月～9カ月ほど前には準備を始めたいものです。ここでは、最短の6カ月を例として説明します。

　前述した通り、オフィスの移転にあたって最も重要なのは、最初に移転の目的や期待する効果をしっかりと把握したうえで方針・コンセプトをつくることです。

　社内にプロジェクトチームを結成して、現状の問題点と、移転後の課題・目的を洗い出します。

　次はオフィスの移転スケジュール決めです。タスクを洗い出すと同時に、依頼する業者の検討を進めましょう。オフィス移転に関わる業者は、不動産会社や内装業者、OA機器業者、引越し業者など多岐にわたります。

　現在のオフィスに関する確認や手続きを進めます。

　契約書の解約予告時期をふまえてオフィスの解約通知をしたり、原状回復に関する条件や費用などを確認します。

　移転先となるオフィスのロケーションや物件の選定を行います。昨今のリモートワークの浸透などにより、オフィス物件に求める条件にも変化が生まれています。方針・コンセプトと照らし合わせて、要望を整理しましょう。

　方針や希望条件が固まったら、不動産会社と交渉していきます。

　業務効率などの機能的側面と、コーポレートイメージなどのブランディング側面の両面からオフィスデザインを検討します。

　このタイミングでオフィス家具や什器・OA機器、ICTやセキュリティ対策なども総合的に検討すると、より満足度の高いオフィスを実現できます。

　レイアウトが固まり、見積もり内容に問題がなければ、最終的な工事費用を算出し、いよいよ工事を進めていきます。

写真はイメージです（提供：ゲッティイメージズ）

　取引先への連絡・あいさつの準備を進めます。

　得意先以外にも、影響のある取引先は意外と多くあります。後述するチェックリストをもとに、漏れのないよう手配します。

　社内の書類や名刺、封筒などの備品、Webサイトなどの住所変更も忘れないよう行います。

　社員に向けた告知も進めなければいけません。移転に向けた準備タスクの取りまとめや、当日のタイムスケジュール・作業分担リストなどを作成します。

　移転をスムーズに進め、方針・コンセプトを浸透させるために、説明会を開くとよいでしょう。

　事前に準備した当日のスケジュール・分担リストをもとに作業を進めます。

　移転後、各関係省庁や公的機関へ書類を提出します。

思わぬトラブルを防ぐためのチェックポイント

　次に、移転時のトラブルを事前に防ぐポイントを解説します。

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