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» 2021年08月26日 10時00分 公開

1000人規模の社員総会をハイブリッドウェビナーで実施 カルチュア・エンタテインメントの事例に学ぶ「これからの企業に求められる情報発信の仕方」とは

[PR/ITmedia]
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 カルチュア・コンビニエンス・クラブ(CCC)グループ傘下で映像・出版・音楽などのエンターテインメントコンテンツ事業を展開するカルチュア・エンタテインメントが、コロナ禍の中で全社総会を実施。例年であれば、グループ全社員が一堂に会する大規模なイベントだが、感染対策が叫ばれる中での開催とあって、オンラインとオフラインのハイブリッドによるウェビナーを選択したという。そこで1000人規模の社員総会を支えたのがV-CUBE セミナーだった。

 企業における情報発信の方法は今後どう変わっていくのか。そのツールとしてV-CUBE セミナーを選んだ理由は何か。今回の総会運営で陣頭指揮を振るったカルチュア・エンタテインメント社長室室長の小林絢平氏に話を聞いた。

コロナ禍で実施したハイブリッド形式の社員総会

カルチュア・エンタテインメント社長室室長の小林絢平氏

 カルチュア・エンタテインメントは、徳間書店や主婦の友社など6つの出版社をはじめ、映像や音楽、オンラインゲームなどさまざまなコンテンツ事業を運営する20の会社を傘下に持つ企業だ。事業が多岐にわたるため、グループ全体の方針を周知する取り組みとして、これまで年に1回(場合によっては2回)の社員総会を5月初旬前後に実施してきた。

 しかし2020年は、世界的に感染が拡大する新型コロナウイルスの影響で開催を断念。続く21年もコロナ禍は収束の兆しを見せず、総会をどういった形で開催するべきか検討が重ねられていた。総会は1000人規模になるが、従来のように全社員が一堂に会するのは感染対策として好ましくない。

 そこで選んだのがオンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッド形式の社員総会だった。具体的には、経営幹部が雅叙園に集まり、各事業の振り返りや今後の方針をライブで配信、一方の一般社員はこれをオンラインで視聴する、という方法である。ただ、ハイブリッド形式の開催が決定したのは3月末。「実は開催日(4月27日)まで1カ月を切っている段階での開催決定で、準備期間はほとんどありませんでした」と小林氏は振り返る。

V-CUBE セミナーが選ばれた理由

 これまで同グループで1000人規模の社員総会をオンラインで実施した経験はなかったが、新型コロナの感染が拡大した20年以降、Web会議ツールは日常的に使用していたこともあり、当初は準備期間が短くても「楽観的に考えていた」と小林氏は話す。しかし、アタリをつけていたウェビナー支援サービス提供者に依頼を断られて状況が一変した。

 「最初に依頼した2社には『準備期間的に難しい』ときっぱり断られてしまいました。その後も他の事業者に相談してみましたが、1カ月を切った状態での依頼であることや、出張配信に対応していないことを理由に断られ、さすがにまずいなと。事業者側が用意したスタジオからの配信なら大丈夫というところもあったのですが、今回はハイブリッド形式だったので条件が合いませんでした」

 オフラインとオンラインを組み合わせたハイブリッド形式では、リアルの会場に配信用の機器を搬入し、ネットワーク環境はもちろん、会場にあわせた音響やライティングなどの調整も必要になるため、それらが最初から用意されている常設スタジオの配信よりもハードルが高い。間違いが許されないライブ配信ではなおさらだ。

 開催予定日まで3週間と少し。事業者は見つからず、楽観から一転、頭を抱えていた小林氏を救ったのがブイキューブだったという。

 「今回、全部で6社に問い合わせましたが、ブイキューブさんから大丈夫との返事をいただきました。(ブイキューブ側も)期間的に厳しい部分はあったと思うのですが、親身に相談に乗ってくれて、開催予定日の枠にも余裕があるとのことで受けていただけました。それまで知らなかったのですが、V-CUBE セミナーは大手企業のオンライン株主総会でも採用されるなど配信実績も申し分なく、IT部門からも太鼓判をもらったのでお願いしました」

経営幹部の200人がオフライン、800人の社員はオンラインで視聴するハイブリッド社員総会

手厚いサポートとオンラインならではの表現力

 V-CUBE セミナーでの実施が決定したことで、ひとまず胸をなで下ろした小林氏。後はこれまでリアルで実施していた社員総会をオンラインで配信するだけ、と考えていたというが、単に配信プラットフォームの提供にとどまらず、オンラインの特性を生かしたノウハウや“表現”にも踏み込んだ細かいアドバイスに助けられたと語る。

 「サポートスタッフの方にはとても助けられました。最初のイメージでは、例年のプレゼンが映像として流れるだけ、というものだったのですが、登壇者の顔をアップにしたり、どのタイミングでどの角度から映るのか、といった細かい部分もきちんと説明してくれて、未経験者では気付けない漏れている部分を指摘してくれたり、逆にこちらがこういうことをしたい、と提案すると形にしてくれたりと、“支援”の部分が期待以上でした」

当日の会場の様子

 例年、社員総会の運営は社長室が全てを取り仕切る必要がある。今回、小林氏は8人のプレゼンターそれぞれの資料に目を通し、ブイキューブ側との事前の打ち合わせや直前のリハーサル、当日の配信のモニタリングなどを一人で切り盛りしていたが、「手厚いサポートにずいぶん助けられた」と振り返る。

 「なんとか事故だけは起きないようにという思いでしたが、配信後の評判も上々でした。登壇者は多少緊張していたようですが、ハイブリッド形式で目の前にも参加者がいたので、今までと同じ一体感のある会場でプレゼンができますし、視聴者側からも『配信映像が分かりやすく集中して見ることができた』と好意的な反応が多かったようです。また、これまで社員総会の様子をビデオで撮影することはあったのですが、あくまで記録用で共有して活用するという視点はありませんでした。今回から欠席者にもオンデマンド配信できるようになり、情報共有の点でもメリットを感じています」

4人体制でサポートスタッフが配信を支援

これからの企業に求められる情報発信の仕方

 21年度の社員総会を通して「今後はこうしたハイブリッド形式がスタンダードになる」と小林氏は断言する。

 「経営陣にはリアルの場に集まって直接話せる方がいいという意見がある一方で、やはり昨今のビジネス環境を考えると、オンラインツールの活用は必須になるでしょう。その両方を満たせる今回のような手法は有効だと思います。また、直接対面でコミュニケーションをとることが難しい今だからこそ、どのように情報発信を行っていくかは大きな課題です」

 これまでカルチュア・エンタテインメントの全社的な情報発信は、年に1、2回の社員総会を除けば、社内ポータルや社内報、メールといった手段に限られていたが、今回の社員総会で「トップのメッセージをビジュアルでしっかりと伝えることの意味を改めて強く感じた」と小林氏。「オンライン、オフライン問わず、同じ“場所”/同じ時間に集まるという意識は大事です。頻度を上げるのは1つの手でしょう」

 社員総会を通じた情報発信の強化を検討する理由の1つに、コスト面も大きいという。

 「1000人規模の会場を手配するとなると場所も限られますし、全社員の移動にかかる時間や交通費といった“見えないコスト”も膨大です。開催当日も会場誘導などさまざまな雑事で相応のスタッフが必要になるため、頻繁に開催するのは難しいのですが、オンラインツールを活用することで頻度を上げることも十分検討できると考えています。全社的な情報発信のやり方として今後も積極的に取り組んでいきたいと思います」

 コロナ禍のなか、全社会議をリアルで実施することが難しくなり、情報発信の在り方で同様の課題を抱えている企業は多い。1000人規模の社員総会をハイブリッドで実施したカルチュア・エンタテインメントの事例は大きなヒントになるだろう。とはいえ、自社で配信機材を用意し、ノウハウのない状況でオンライン総会を実施するのは容易ではない。こうした担当者の悩みを数多く解決してきたのがブイキューブだ。豊富な実績とノウハウで、いわば“手ぶら”でもほぼおまかせで大規模オンラインセミナーを実現できるブイキューブのV-CUBE セミナーに注目してみてはいかがだろうか。

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提供:株式会社ブイキューブ
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2021年9月16日

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