社内メールを使うのはどんなときかを尋ねた。1位は「日々の報連相」(180人)、2位は「依頼・指示のやりとり」(99人)、3位は「情報共有するとき」(55人)だった。
特別な機会ではなく日々メールを使っている人が多く、「仕事の指示」など、あとから見返して確認したい要件の連絡についてはメールを使う人も多かった。また用途を問わずに「文面を残しておきたいときにはメールを使う」という人もいた。
社内メールの使用頻度で、最も多かったのは「週5回〜毎日」(78.0%)、次いで「週2〜4回」(15.8%)、「週1回」(4.0%)だった。8割近くがほぼ毎日社内メールを送受信していた。
毎日使う人に「1日何回メールを使うか」を聞いたところ、1位は「10回以上」(49.6%)、2位は「4〜9回」(27.3%)、3位は「2〜3回」(18.9%)と、メールの送受信だけでも大きな負担になっている様子がうかがえた。
ライズ・スクウェアは、「もっとラクにしたいと思う人が多いのにルールが変わらないのは、長年の慣習を変えるのは難しいことを示している。『ルール』ではなく『ツール』を変えるほうが、案外簡単かもしれない」とコメントした。
今回の調査は、職場で社内メールを使っている人を対象にインターネットで行った。期間は7月19日〜8月1日、有効回答数は374人(女性194人、男性180人)。
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