属人化のワナにご用心 その人しか分からない特別な業務：その作業ムダムダ（5/5 ページ）

[元山文菜，ITmedia]

『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』（元山文菜／クロスメディア・パブリッシング（インプレス））

（4）中・大分類の追加、削除、統合をする

　小分類の全体像を見て、中・大分類を整理します。

　ここで、小分類の見出しとして違和感があるものなども修正します。これで、業務手順がわかるようになります。

（5）どれほど時間をかけているのかを見える化する

　1回あたり、どれほどの時間がかかっているのかを思い出しながら書き出してください。

（6）年間どれくらいかかっているのかを計算する

　発生サイクルをもとに1年間でどれくらいの時間がかかっているのかザックリと把握します。

　このように業務を見えるようにするだけで、自ずとファイルやフォルダの中が整理され手順も簡素化していきます。自分だけでやっていた仕事を誰もができるように仕組み化する能力こそがあなたにとって大切なスキルとなります。

　「属人化の落とし穴」から這（は）い上がって心が軽くなる瞬間を感じてください。

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• 「私にしかわからない」と仕事を抱え込む
• 〇〇さんに聞かないとわからない仕事
• 「自分のルールがみんなのルール」で進める人

→業務の見える化と標準化を行う

この記事は、『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』（元山文菜／クロスメディア・パブリッシング）に掲載された内容に、編集を加えて転載したものです。

著者プロフィール：元山文菜

　株式会社リビカル代表取締役。業務コンサルタント。

　大学卒業後、株式会社サクラクレパスに入社。その後、富士通株式会社に転職。2017年に独立し、現在の株式会社リビカルを設立。2021年11月（株）医療デザインラボ代表。医療に特化した業務コンサル会社を設立。障がいや難病女性向けのNPO運営の顔ももつ。

　「多様性×業務改善で、はたらくを楽しむ人を増やしたい」をテーマに、業務や組織構造の再設計を手がける。個人や企業にとっての「価値ある時間の創出」「経営資源の拡大」を支援。これまで、DX推進、BPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）、BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）やRPA導入支援と、個々人に対する時間管理術の改善をあわせて実施することで、組織への生産性を最適な手段で向上させる。そのほか、業務プロセス改善、タイムマネジメント、ダイバーシティマネジメントをテーマにした講演活動も精力的におこなっている。