気が重い「謝罪文」作成 ChatGPTを使うとどんな効果が？：その悩み、生成AIが解決（2/2 ページ）

[酒井麻里子，ITmedia]

完成したメールをブラッシュアップするには？

　作成したメール文面をChatGPTにチェックしてもらい、よりよい内容にするためのアドバイスをもらうことも可能だ。

　新しいチャット画面を開き「以下は取引先への謝罪メールです。より誠意の伝わる文面にするため、改善すべき点があれば教えてください」と記載した下に、メールの文面を貼り付けよう。

【プロンプト】

以下は取引先への謝罪メールです。より誠意の伝わる文面にするため、改善すべき点があれば教えてください。

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件名: 大変申し訳ございませんでした

株式会社○○　 A山B太 様

平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

この度は、3月12日にお約束しておりました商談について、弊社のC川が大変な非礼を働き、ご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。日程を誤認し、さらにA山様からのご連絡にも迅速に対応できず、不適切な方法での謝罪を行ったことにつきまして、C川本人も心より反省しております。

A山様にはご多忙の中でお時間を頂いていたも関わらず、このような事態を引き起こし、貴重なお時間を無駄にしてしまったこと、深くお詫び申し上げます。弊社といたしましては、この件を真摯に受け止め、再発防止策として以下の対応を行う所存でございます。

（中略）

何卒、この度の件に関しましては、厳しいご指摘を賜りながらも、今後も変わらぬお付き合いを賜れますよう、心よりお願い申し上げます。

（中略）

　以下はプロンプトに対する回答だ。紋切り型の言い回しを使っている箇所などについて、表現を変更する具体的な提案が出力される。確かにこの方が丁寧な印象になりそうだ。

【回答】　

この謝罪メールは既に非常に丁寧で誠意が感じられる内容となっていますが、より誠意が伝わるようにいくつか提案させていただきます。

1. 件名の改善: 「大変申し訳ございませんでした」は謝罪の意志を示していますが、件名に具体性を持たせることで受取人がメールの内容を即座に理解できるようにします。例えば、「3月12日の商談に関するお詫び」とすることで、メールの目的が明確になります。

2. 謝罪の具体性: 「大変な非礼を働き」という表現は少し抽象的です。具体的な失態や過ちを簡潔に述べることで、どのような点で反省しているのかを明確に伝えます。例えば、「商談の日程誤認と、それに対する不適切な対応」など。

（中略）

5. 結びの文言の強化: 最後の段落で「厳しいご指摘を賜りながらも、今後も変わらぬお付き合いを賜れますよう」と記述していますが、「この度の件を契機に、さらなる改善とご満足いただけるサービスを提供することで、貴社との信頼関係を深めていく所存です」と加えることで、前向きな姿勢と改善に対する強い意志を示すことができます。

これらの改善点を取り入れることで、より具体的で誠意ある謝罪メールとなり、受取人に対する敬意と真摯な対応が伝わるでしょう。

　謝罪の文章は、迅速さが求められる状況で書くケースも多い。あせりやプレッシャーから伝えなければならないことを見落としたり、言葉足らずになってしまったりすることを防ぐために、AIという「第三者」のアドバイスを役立てよう。