業務スケジュールを最適化したい ChatGPTどう生かす？：その悩み、生成AIが解決（2/2 ページ）

[酒井麻里子，ITmedia]

より内容を掘り下げるためには？

　プロンプトで挙げた課題を解決し、業務を効率化するための改善案が提示された。とはいえ、これを読んだだけで終わってしまったら状況は変わらない。より行動に移しやすくするために、改善案を元にしたToDoリストを作成したい。その場合は「改善を進めるためのToDoリストを、優先度の高い順に作成してください」と指示すればよい。

【プロンプト】

改善を進めるためのToDoリストを、優先度の高い順に作成してください。

【回答】

業務効率を向上させるための改善プロセスを進める際のToDoリストを、優先順位の高い順に以下のように作成します：

1.部署内ミーティングの改善計画の策定

• 議題の明確化と事前共有のプロセスを設計。
• 必要な参加者のみを絞り込む基準を定義。

2.タスク管理ツールの選定と導入

• 市場調査と選定基準の設定。
• 選定したツールの導入とトレーニング。

（中略）

6.外部との打ち合わせの効率化

• 事前準備のチェックリスト作成。
• 打ち合わせの目的と目標の明確化。

7.ワークライフバランスのための勤務体系の見直し

• 現行の勤務体系の評価と問題点の特定。
• フレックスタイム制やリモートワーク等の代替案の検討。

これらのToDoリストを進めることで、各メンバーの業務効率が向上し、より良いワークライフバランスを実現できるようになるでしょう。各タスクは進行状況に応じて柔軟に調整し、定期的に見直しを行うことが重要です。

　最初の回答で提示された解決案を具体的なタスクに落とし込んだToDoリストが出力された。さらに「部署内ミーティングにおける、議題の明確化と事前共有のプロセスの設計はどのような手順で進めればよいですか？」「ポモドーロ・テクニックを導入する場合、具体的にどのような方法が考えられますか？」などと質問することで、より具体的な導入の手順を聞くことが可能だ。

　ChatGPTは課題の解決方法を提案してくれるが、それを実行するのは人間だ。一往復の質問と回答で終わらせるのではなく、出力された回答に対して追加質問をすることで、やるべきことをより具体的にでき、より実行しやすい形になる。解決案を見ただけで満足し、机上の空論で終わらせないためにも、質問を繰り返して掘り下げていくことが重要になる。