営業先に「日程調整ツール」を送ったらクレームに…… これって失礼？（5/5 ページ）

[横山信弘，ITmedia]

特に気を付けるべき相手とは？

　全てのお客さまに一律に日程調整ツールを使うのではなく、相手によって使い分けることも大切だ。

　特に注意すべき相手は次の通り。

初めての接触相手

　特に初めて会う相手や、まだ関係構築ができていない段階では、丁寧な対応を心掛けたほうがいい。

年配の方

　若い世代と比べて、デジタルツールに不慣れな傾向がある。場合によっては電話での調整のほうがスムーズに進むこともある。

役職の高い方

　会社の意思決定者や上層部の方は、「敬意」を重視する傾向がある。こういった方には日程調整ツールを使う前に、より丁寧な前置きを心掛けるとよい。

　私が日程調整ツールを使わないのは、私のお客さまのほとんどが「年配の経営者」だからだ。相手が何も言わなくても、気分を悪くしている可能性もある。だから少し不便でも、メールで候補日を送るようにしている。そのほうが安全だからだ。

まとめ

　日程調整ツールは確かに便利だ。しかし使い方一つで相手に不快感を与えかねない。重要なのは「ツールを使う」という事実よりも、「相手への配慮」をどれだけ示せるかだろう。お客さまとの関係構築という本来の目的を見失わないように意識することが大切だ。

　どうすれば相手に失礼にならず、かつ効率的に日程調整できるか？　たかが日程調整、されど日程調整だ。たまに立ち止まって、バランス感覚を見直そう。