営業先に「日程調整ツール」を送ったらクレームに…… これって失礼？（4/5 ページ）

[横山信弘，ITmedia]

日程調整ツールを使うとイライラされる原因3つ

　日程調整ツールを使うとイライラされる原因は、以下の3つだと考えられる。

会うことが前提の姿勢だから

　最も多い理由が「承諾前なのに会うことを前提とした姿勢だから」だ。調査では不快に感じた人の56.5％がこの理由を挙げていた。

　例えば、初めての営業からいきなり「以下のリンクから都合のいい日時を選んでください」とメールが届くと、「そもそも会う気があるかどうかも確認せずに進めるなんて失礼だ」と感じるお客さまがいる。

　正直なところ、私もそう感じたことがある。なぜ、いきなり日程調整ツールを使わせようとするのか、と。

上から目線を感じるから

　次に多いのが、営業の「上から目線」だ。営業には慣れているが、自分には慣れていない。そんな慣れない日程調整ツールをなぜ、営業の都合で使わなければいけないのか。断りもなく、

　「使って当たり前」

　という営業の姿勢に「上から目線」を覚えるのだろう。

　そもそも、候補日を出して選ぶだけで済むのに、突然URLを渡される。そしてクリックすると、見たこともないツールが表示される。自分が病院の予約をしたいというのならともかく、自分はお客さまだ。なぜお客さまの私が日程を、営業の空いている日に合わせて選ばなければならないのか。そう受け止めるお客さまも、ゼロではないのだ。

相手に配慮したやりとりをしよう

　日程調整ツールを使う際に、どのような配慮があればお客さまの反感を買わずに済むのだろうか？　私が考えるポイントは以下の3つだ。

事前に会う意思があるか確認する

　いきなり日程調整ツールのURLは送るべきでない。まず「お話させていただく機会をいただけないでしょうか」と打診し、相手が会う意思を示した段階で調整ツールを案内する。

　「ご検討いただきありがとうございます。もしお時間をいただけるようでしたら、下記リンクより、ご都合のよい日時をお選びいただければ幸いです」

　このように、丁寧なメールを一本送ったほうがいいだろう。

丁寧な言葉遣いと説明を添える

　日程調整ツールのURLを送る際は、その意図や使い方を簡潔に説明しよう。特に大事なのは「意図」だ。そうすることで、押し付けがましい印象を和らげる。

　「より効率的にお時間を調整させていただくため、日程調整ツールを使用しております。リンクをクリックいただくと、私の空き時間が表示されますので、ご都合のよい時間をお選びください」

代替手段も提示する

　日程調整ツールが合わない場合の対応方法も伝えておくと、さらにいいだろう。

　「もし候補の中に適切な時間がない場合や、ツールの使用にご不便を感じられる場合は、遠慮なくご連絡ください。メール等で、別途調整させていただきます」