仕事が遅い部下に“あるテクニック”を教えたら、「チーム全体の残業時間」が3割減ったワケ：「キレイごとナシ」のマネジメント論（3/5 ページ）

[横山信弘，ITmedia]

「タイムボクシング」がタスク処理をカンタンにした事例

　税理士事務所で働くAさん（28歳）も、タイムボクシングによって大きく仕事の生産性をアップさせた若者だ。

　Aさんは、かつて複数のクライアント対応に追われる毎日だった。確定申告の時期になると、中小企業のオーナーからの電話対応、書類の確認、データ入力、税務相談など、さまざまなタスクが押し寄せる。彼女は常に「今これをやるべきか、それとも別のことをやるべきか」と迷いながら仕事をしていた。

　そんな彼女がタイムボクシングを導入してみると、劇的な変化が起きた。

　具体的には、以下の通りだ。

• 午前8〜10時は集中力が高いので、複雑な税務計算作業
• 午前10〜11時はクライアントからのメール対応
• 午後1〜3時はクライアント訪問
• 午後4〜5時は資料整理など翌日の準備

　このように時間帯ごとにタスクを割り当てたのだ。

　「作業の種類ごとに時間を区切ることで、頭の切り替えがスムーズになりました」

　とAさんは語る。

　以前は一日中いろいろな作業をごちゃ混ぜにしていたので、集中力が分散していた。しかしタイムボクシングにより、特定の時間は特定の作業だけに集中した。そうすることで、効率が格段に上がったのだ。

　特に効果的だったのは「急ぎではない電話対応」の時間を午後2〜3時に固定したこと。クライアントにも「この時間帯なら確実に連絡がつく」と周知した。すると無秩序な割り込みが減少した。結果としてミスも減り、適切な優先順位でタスク処理できるようになった。

　「タイムボクシングは単なる時間管理ではなく、私の仕事の質そのものを変えてくれた」とAさんは満足げに語っている。