Notion AIで情報集約の効率が爆上がり！ 初心者に優しいAI機能とは？：その悩み、生成AIが解決

[酒井麻里子，ITmedia]

連載：その悩み、生成AIが解決

アイデアが浮かばない、こんな無駄な作業なくしたい――。ビジネスパーソンを悩ませる日々のさまざまな困りごと、ChatGPTに聞いてみませんか？　ITジャーナリストの酒井麻里子氏がプロンプトの書き方を伝授する。

Q．情報の集約や整理に役立つと聞いてNotionを試したものの、使いこなせません。複数ツールに散らばる情報の管理を楽にするにはどうしたらいい？

　日々の業務で扱うさまざまな情報がさまざまなツールに散らばってしまい、管理が煩雑になっている――。そんなときに役立つのがNotionだ。AIによる便利な機能も登場している。情報管理や集約に役立つNotionのAI機能の魅力を解説する。

情報管理や集約に役立つNotionのAI機能の魅力を解説。写真はイメージ（ゲッティイメージズ）

著者プロフィール：酒井麻里子（さかい・まりこ）

ITジャーナリスト／ライター。生成AIやXR、メタバースなどの新しいテクノロジーを中心に取材。その他、技術解説やスマホ・ガジェットなどのレビューも。著書に『趣味のChatGPT』（理工図書）、『先読み！IT×ビジネス講座ChatGPT』（共著・インプレス）など。Yahoo!ニュース公式コメンテーター。株式会社ウレルブン代表。XRと最新テクノロジーのWEBマガジン「TechComm-R」運営。

「やりたいこと」を伝えるだけでAIがデータベース作成

　Notionは、データベースを使って情報を構造化して管理できるのが強みだ。項目にあわせて日付や数値、選択式のタグなどのプロパティを設定でき、それをテーブルやカレンダー、ボードなどのさまざまな形式（ビュー）で表示できる。

　柔軟な情報集約と整理が可能になることが魅力だが、多機能ゆえに初心者は最初の設計段階でつまずきやすい。そんなNotionのデーターベース設計をサポートするのがNotion AIだ。

　データベースを新規作成するときに、「○○のデータベースを作成」と指示するだけで必要な項目が設定されたデータベースが生成される。

ホーム画面のNotion AIウィジェットに指示できる。回答のリンクをクリックすると作成されたページが開く

　例えば「サブスクを管理するデータベースを作成」と指示した場合、カテゴリや金額、契約サイクル、更新日などの項目が設定されたデータベースが作成される。カテゴリなどの選択項目もすでに入っていて、請求日をカレンダーで表示したり、時期ごとに支出額をグラフで表示したりするビューも設計されているので、すぐに使い始められる。

選択肢なども設定済みの状態で作成される。面倒な初期設定が不要になり大幅に省力化できる

　さらに、8月からは、既存のデータベースの編集もAIで行えるようになった。画面右下のアイコンからチャットを起動し、「重要度を5段階の★で表示するプロパティを追加」のように指示すれば、表に新しい列が追加される。

既存のデータベースに新しい要素を追加したいときも、AIに指示すればすぐに反映される

　Notionに限らずデジタルツールでは、「やりたいことを実現するために、どんな設定をすればいいいか分からない」という壁にぶつかることが多い。そのハードルをAIで越えられるようになった。

　なお、AIによるデータベース作成は無料プランのユーザーも利用できる。そういった意味でも初心者にやさしい機能だといえる。

「ミーティングメモ」で打ち合わせを自動要約

　音声起点の情報を素早く集約したいなら、デスクトップアプリで提供されている「ミーティングノート」が便利だ。ページ内で録音を開始すると、その場で音声の文字起こしが行われ、録音終了後は自動で要約が表示される。

Notionのページ内に文字起こしと要約が記録される。手打ちのメモと同じ場所で管理できるのが便利だ

　ただし、音源の聞き返しはできず、話者識別やタイムスタンプ付与などの機能もないため、詳細な記録が必要な用途には向かない。そういった場合は文字起こし専用ツールを併用するのがいいだろう。

　利用回数などに上限があるものの、無料プランでも試すことが可能。制限を気にせず使いたい場合は「ビジネス」（月額3800円　※月払いの場合）以上のプランへの加入が必要となる。

横断検索できる「エンタープライズサーチ」

　会社やチーム単位で情報の集約・管理を効率化するなら、Notionを基点に各種サービスを横断検索できる「エンタープライズサーチ」が役立つ。これは、Microsoft SharePointやTeams、Google Workspaceと連携し、Notionからの横断検索を可能にするものだ。

組織向けの「エンタープライズサーチ」は、複数の外部サービスを横断して情報を検索できる

　利用要件として、連携するMicrosoft 365やGoogle Workspaceの管理者とNotionワークスペースのオーナが一致している必要があるなどの制約があるため、組織全体としての導入が前提となるが、複数の場所に散らばっている情報のハブとしてNotionを有効活用できるようになる。

　初心者の導入ハードルがAIで解消され、音声や外部ツールの情報も扱いやすくなったことで、Notionの情報集約場所としてのポテンシャルはより高まっている。これまで「設定が複雑で使いこなせない」と敬遠していた方も、AI機能を活用すれば情報管理に役立てることができるはずだ。