相手にストレスを与えてる？ スマホで仕事メールを送る際の注意点（2/2 ページ）

[ITmedia]

――メール文章で気を付けるべきことは？

　メールの文章構成の基本は「宛名→あいさつ→名乗り→本文→結び→署名」です。読み手が読みやすいメールを送るためにはこの流れに沿って送りましょう。

　最近はスマートフォンから送信する人が増えたことで、改行せずに長文を送るケースが目立ちます。特にPCで閲覧すると、改行のない文章は非常に読みにくいです。センテンスは35文字程度までを目安に句読点で改行し、相手が読みやすいように配慮しましょう。

――件名やフォントの大きさについても注意すべきでしょうか？

　はい、注意が必要です。件名は用件が一目で分かるようにしましょう。「〇〇の件でのご相談」「△△のお打ち合わせについてのご連絡」など、簡潔かつ具体的に書くことで、相手に分かりやすく伝わるとともに、返信の優先順位を判断しやすくなります。また、スマートフォンから送信する際、フォントサイズが極端に大きくなることがありますが、これも読み手にとってはストレスです。相手の閲覧環境を想定し、適切なサイズ・書式で送ることが大切です。

――メールは即レスが基本と言われますが、どのくらいの早さで返すべきですか？

　できるだけ早めに返信することが望ましいですが、「即レス＝マナー」とは限りません。メールは相手の都合で読むものなので、状況によっては返信が遅れることもあります。ただし、すぐに返事ができない場合でも読んだら、早めに返信はしたいものです。「内容を確認のうえ、明日までにお返事いたします」など、進捗を伝えることで相手の安心感につながります。既読かどうかがわからないのがメールの特徴ですので、相手への配慮を忘れずに対応しましょう。

松原奈緒美さん（本人提供）

松原奈緒美

株式会社EXSIA代表取締役。マナー・コミュニケーション領域の専門家として、企業・学校、各種イベント、講演などで講師として活動。研修・講演の年間登壇本数150本、これまでの受講者延べ人数5万人（2024年現在）を超える。NPO法人 日本サービスマナー協会では、ゼネラルマネージャー講師として後進の育成を担当。また、Eラーニングや動画のマナー監修なども手掛け、国内外のテレビなどメディア取材や出演も多い。著書に「新しい生活様式・働き方対応ビジネスマナー100」（新日本法規出版）がある。