「ダウンロードして満足」から脱却 大量の“積ん読”を業務知識に変える、Gemini Notebook活用の3ステップ：その悩み、生成AIが解決（1/3 ページ）

[酒井麻里子，ITmedia]

連載：その悩み、生成AIが解決

アイデアが浮かばない、こんな無駄な作業なくしたい――。ビジネスパーソンを悩ませる日々のさまざまな困りごと、ChatGPTに聞いてみませんか？　ITジャーナリストの酒井麻里子氏がプロンプトの書き方を伝授します。

Q．役に立ちそうな資料を取りあえずダウンロードしたものの、読まないまま貯まっています。時間をかけずに活用する方法はありますか？

　業界レポートや調査結果、ガイドラインなど、ネット上で見つけた役立ちそうな資料を取りあえずダウンロードしたものの、ファイルを開くことなく「積ん読」状態になっていないだろうか？　

　こういった資料は、AIに読み込ませれば数秒で答えが返ってくる。とはいえ、要約に目を通しただけでは内容が頭に残らず、読んだ気になっただけで終わってしまうことも少なくない。

　そこで役立つのが、Gemini Notebook（旧NotebookLM）だ。たまったPDFファイルを分類した上でGemini Notebookで質問を重ねることで「積ん読」状態の資料を自分の業務に役立つ知識に変える整理術を紹介しよう。

著者プロフィール：酒井麻里子（さかい・まりこ）

ITジャーナリスト／ライター。生成AIやXR、メタバースなどの新しいテクノロジーを中心に取材。その他、技術解説やスマホ・ガジェットなどのレビューも。著書に『趣味のChatGPT』（理工図書）、『先読み！IT×ビジネス講座ChatGPT』（共著・インプレス）など。Yahoo!ニュース公式コメンテーター。株式会社ウレルブン代表。XRと最新テクノロジーのWEBマガジン「TechComm-R」運営。

たまったファイルをChatGPT Workで用途別に分類

　まず「あとで読む」などとしたフォルダにファイルを保存する。その中身を、ChatGPTを利用して用途別に仕分けする。通常のチャットの入力欄にファイルをアップロードする方法でもよいが、PCのフォルダを直接扱える「ChatGPT Work」を使うとより効率的だ。

　ChatGPTのデスクトップアプリで、画面上部のタブを「Work」に切り替え「＋」アイコンからフォルダを指定すれば、そのフォルダ内のファイルを扱えるようになる。

まずはChatGPT Workを利用してフォルダ内のファイルを分類。Web版のChatGPTはPC内のファイルにアクセスできないため、デスクトップ版を使う必要がある（筆者によるスクリーンショット）

　PDFが格納された「あとで読む」フォルダを指定し、以下のように指示する。

プロンプト

このフォルダ内のPDFの内容を、以下のルールで内容ごとに分類してください。

- ファイル名だけで判断せず、必ず各PDFの本文を読んでください。

- 分類は「何を調べるときに使える資料か」を基準にします。

- 元のファイル名、資料タイトル、分類先、分類理由を一覧してください。

- ファイルの移動はまだ行わないでください。

　ファイルの分類案が表形式で出力される。分類理由も記載されているので、分類が適切かどうかを判断しやすい。

回答（筆者によるスクリーンショット）

　分類案に納得できたら「この分類案に従って、フォルダ内にサブフォルダを作成し、PDFを移動してください」と指示する。元の「あとで読む」フォルダ内に新しいフォルダが作成され、ファイルが振り分けられる。