営業先に「日程調整ツール」を送ったらクレームに…… これって失礼？（2/5 ページ）

とある営業パーソンが嘆いていた。果たして、失礼な行為なのか？

[横山信弘，ITmedia]

そもそも日程調整ツールとは何か？

　日程調整ツールとは、複数人の予定を効率的に調整するための支援ツールだ。日本でも多くのツールが使われている。

　メールや電話でやりとりしながら日程調整すると、「この日はご都合いかがでしょうか？」「その日は予定があるので、別の日はいかがでしょう？」というやりとりが何度も続く。確かに非効率だ。日程調整ツールを使えば、営業の空き時間をお客さまに提示し、都合のいい時間を選んでもらうだけで簡単に予定が決まる。

　私自身も、多くの人から日程調整をする際に入力を促される。複数のゲストスピーカーが集まる講演の日程調整や、経営者仲間との懇親会のスケジュール調整が大半か。確かに使ってみると便利だ（私自身は使っていない）。

　ちなみに、米国における日程調整ツールの導入率は非常に高いようだ。調査によると2019年時点でビジネスパーソンの約67％が、パンデミック後の2021年には74％近くが利用しているとのこと。

　特に小規模ビジネスにおいては95％が日程調整ツールを利用しているとのデータもある。日本では、まだそれほど普及していないが、米国ではほぼ標準的な業務ツールとして普及していることがよく分かる。

日程調整ツールのメリット：営業側にとって

　日程調整ツールがここまで普及したのには理由がある。営業側にとって次のようなメリットがあるからだ。

効率化できる

　日程調整のためのメールの往復が減り、本来の営業活動に集中できる。例えば10件のアポイント調整で、1件あたり5通のメールをやりとりしていたら大変だ。その代わり、日程調整ツールを使えば50通近いメールを削減できる。

ダブルブッキングを防止できる

　日程調整ツールは自分のカレンダーと連携している。そのため、既に予定が入っている時間帯には予約を入れられない仕組みになっている。これは本当に便利な機能だ。手動で予定を管理している人は、ダブルブッキングという凡ミスを防げる。

24時間対応できる

　営業担当者が不在でも、顧客は自分の都合のいい時間にアポイントを入れられる。深夜に問い合わせがあっても、翌朝にはアポイントが確定している、なんてこともあるのだ。