次にくるグループウェア：：次にくるグループウェアの本命を究める

すでに多くの企業で導入が進んでいるグループウェア。だが現状を見ると、それを利用するすべてのユーザーが満足しているとは言いがたい。なぜ、導入されたグループウェアがうまく利用されていないのだろうか。そもそもそのグループウェアは、本当にその現場の業務に適したものだったのだろうか。

[宮森 征一郎，ITmedia]

　皆さんの会社・部署ではグループウェアが導入されているだろうか？　多くの方がYesという答えをお持ちなのではないかと思う。ではその中で、グループウェアを「使い倒している」方はいらっしゃるだろうか？　これに強い自信を持ってYesと思われた方は正直それほど多くないのではないだろうか。「なぜ今頃？」という感のあるグループウェア市場について、この状況を踏まえて今だからこそもう一度見つめ直し、今後四回にわたる特集で「次にくるグループウェア」を究めていきたいと思う次第である。

グループウェア導入現場の生声

　「グループウェアによる情報活用で業務を効率化するんだ！」という名目のもと、面倒なトレーニングなどを受けて導入したグループウェア。実際はスケジュール管理や会議室予約など限られた機能しか使われていない。ケースによってはせっかく導入したのにその後は全く使われていないという目も当てられない話も耳にする。これには複雑な事情があると考えられるが、あえてシンプルに言うと、どうやらそのグループウェアが「あなたの日常の業務に馴染んでいない」からだとは言えないだろうか。筆者がグループウェアに関しての取材をしていた中で多く聞いた声として、インタフェースが使いづらい、欲しいと思う機能が欠けているなど、自分（の業務）に合っていないという不満を謳う声が「圧倒的に多かった」のである。

使い倒せるグループウェアとは？

　皆さんご存じのグループウェアにはさまざまな製品があると思うが、今回「次にくるグループウェア」として筆者が目をつけているのが、マイクロソフトのGroupBoardワークスペース（以下「グループボード」）である。さまざまな角度から調査した結果、基幹連携型を除くと、導入の手軽さや信頼性などは、どの製品も似たり寄ったりで正直甲乙つけがたい。ただしグループボードは先ほどの「圧倒的に多かった」声にしっかり対応しているようである。

まずは画面や表示形式のカスタマイズ機能。これはブラウザを開発した会社が作っただけあり、画面上でのカスタマイズのし易さに十分な配慮が加えられている。

　また、足りないと思った機能をどんどん後付けできる豊富な機能モジュール群（「Webパーツ」と呼ばれる）があり、必要だと思った「Webパーツ」を画面上で好きなようにカスタマイズして、業務に合ったものを作成できるので、利用者の満足度は大きく上がるだろう。

そして忘れてならないのは、マイクロソフトの製品だということ。利用していくうちに感じられることの一つが、Office製品との連動が、「あなたの日常の業務に馴染む」ために重要なファクターであることだ。皆さんお使いのExcelやOutlookなどとの連携が圧倒的に優れていることが強みになっている。

図1：マイクロソフト Group Board WorkspaceのOffice連携
Group Board ワークスペースを活用すれば、Excelの営業売上データもそのままワークスペース上に保存、共有できる

グループボードは「次にくるグループウェア」となり得るか？

　日々流動的に変化する業務フローをグループウェアに合わせるという本末転倒型導入ではなく、「圧倒的に多かった」声にしっかり対応していることで、グループウェアを業務フローに合わせるという当たり前のことを可能にしてくれそうな製品、それがグループボードだ。全四回で構成される本特集では、マイクロソフト製品の中ではそれほど知名度が高いとは言えないこの製品に注目し、利用者からの視点、管理者からの視点をおりまぜ、詳細機能や導入事例を紹介し、その本当の実力をつまびらかにしていきたい。マイクロソフトとしての力を感じられる製品であれば、間違いなく「次にくるグループウェア」の筆頭になると私は直感している。