特集
» 2005年10月07日 08時00分 公開

次世代のITオフィス環境を考える:次世代ITオフィスにおけるコミュニケーション──現在の電話の問題点とそれに代わるもの (1/2)

電話は最も多くのオフィスで使われているコミュニケーション手法の1つだ。だが、この手法にははさまざまな問題点が潜んでいる。次世代ITオフィス環境にふさわしい電話のあり方とは。

[下村恭(ハンズシステム),ITmedia]

 多様化してきたオフィスにおけるコミュニケーション手段だが、現在でも依然として電話の利用がその多くを占めていることに変わりはない。次世代のオフィスにおけるITを活用したコミュニケーション手段はどのようなものになっていくのだろうか。

電話の不満点

 仕事の道具としてのパソコンがオフィスで普及するにつれ、業務上のコミュニケーションの方法も多様化してきた。従来の電話やFAXに加え、電子メールの利用が一般的になってきた。従来はFAXでやり取りをしていた情報でも、電子メールを使うのが一般的になった。これは、通信費の削減にもなり、再利用性という点で作業効率にも寄与している。ITによるオフィスの変革の一例と言えるだろう。

 しかし、どうしても変わらないのが、電話によるコミュニケーションだ。

 確かに、メールのように一連の会話に時間がかかってしまうということがないため、リアルタイム性という面では電話の方がコミュニケーションの効率が良い場面もある。また、携帯電話の普及で、場所を選ばずにコミュニケーションが可能になっていることも、電話の利用から離れられない1つの要因だろう。

 しかしそれでも電話が最高のコミュニケーション手段とは言いがたい。コストが高いうえ、非効率な面が多数ある。いわゆる「電話番」はその最たるものだろう。携帯電話や構内PHSなどの普及で、その数は減少していると思われるが、それでもまだ電話番という仕事が残っているところも多い。極端な話、会社に誰もいなくても業務に支障がないという職種の場合、誰かが残って電話番(留守番)をしなければならないとしたら、それこそ非効率と言えるだろう。

 また、電話でのコミュニケーションの場合、再利用性に乏しいことは言うまでもない。例えば、電話越しでの話し合いについて議事録を作ろうとした場合、メモを取り、それをもとに議事録を起こさなければならない。

 加えて、TV電話を使えば映像も可能だが、電話では基本的に音声のみのやり取りになってしまうため、ほかに資料が欲しい場合など、新たに別の通信手段を必要とする場面も多い。

 もちろん、電話を受ける立場からすれば、受けられる状況になかったり、割り込んでほしくない場面もあるだろう。これは電話をかける立場でも同じで、相手が電話に出られる状況にあるかどうか、かけてみるまで分からないということでもある。電話をかけてみて初めて、つながらないとか、都合が悪いとかが分かるのである。

 こうした問題点があることが分かっていながら、ほかのコミュニケーション手段が主とならない理由は、やはり一番慣れていて手軽だということだろう。

 では、最も使いやすいコミュニケーション手段である電話を、問題点を克服しつつ、使い続けていくにはどのような解決方法があるのだろうか。現在のテクノロジーでどのようなことが可能なのだろうか。

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