SharePoint Server 2007によるECM構築――画面で分かるドキュメント作成：【集中企画】エンタープライズコンテンツ管理・実践編（2/3 ページ）

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文書の新規作成

　このドキュメントライブラリには、これまでに作成した「内部監査報告書」が格納されている。新しい「内部監査報告書」を作成するには、「新規」をクリックして「内部監査報告書」をクリックする。

　ここで、以下のようなアラートが表示される場合がある。問題のない文書ならば、「OK」をクリックする。

　Word が起動し、新しい「内部監査報告書」が開く。ここで注目したいのが、ツールバーとドキュメントの間に表示されている「ドキュメント情報パネル」だ。ドキュメント情報パネルとは、非定型の文章に定型のメタデータを付与する機能であり、これを利用するとWord 上で情報を入力したり、入力した情報と連動して文章自体にデータを記載するように設定したりできる。ここでは、その機能を利用し、この文書に必要な事項をプルダウンメニューから選択、入力することができるようになっている。ユーザーの入力の手間を省くとともに、入力漏れ、入力ミスを避けるために非常に有用な機能だ。

　「ドキュメント情報パネル」で必要な入力事項を選択すると、ドキュメント内部の該当する部分が自動的に書き換えられる。

　作成を終えたら、メニューの「名前を付けて保存」→「Word文書」をクリックする。

　「名前を付けて保存」が開くと、保存すべきドキュメントライブラリが規定のフォルダとして表示されている。このライブラリに対し、文書に名前を付けて保存するだけだ。