Wikiやブログ機能も追加されたMSの無償コラボレーションツールの実力(3/4 ページ)

» 2007年04月29日 10時00分 公開
[Chris Alliegro,Directions on Microsoft]
Directions on Microsoft 日本語版

ドキュメント管理機能の強化

 WSS 3.0では、コアのドキュメント管理機能も強化され、企業のドキュメントリポジトリとしてより有用な、ドキュメント関係プロジェクトのコラボレーションに役立つアプリケーションとなっている。

 最も重要な機能強化としては、次のものがある。

より柔軟な管理が可能なドキュメントライブラリ WSS 3.0のドキュメントライブラリは、Windowsファイル共有のように、ドキュメントやそのほかのコンテンツの保存と整理をサポートする。WSS 3.0のドキュメントライブラリには、幾つかのアップデートが施されている。その1つがメジャー/マイナーバージョン管理のサポートだ。この機能により、ドキュメントの作成者は、ドキュメントに重要な変更がいつ加えられたかを示すことができる。また、WSS 3.0ではドキュメントのセキュリティを従来バージョンよりも細かく管理でき、アイテムレベルで(ライブラリ内のフォルダや個々のドキュメントなどについて)セキュリティ設定を適用できるようになった。

コンテンツ分類機能の強化 WSS 3.0では、ドキュメントのタグ付けと分類を、WSSの従来バージョンよりも柔軟に行えるメカニズムを提供する、コンテンツタイプという新機能が導入されている。コンテンツタイプは、同じカテゴリに入るドキュメントとコンテンツの記述に使われるメタデータ(一連のプロパティと設定)を指定する機能だ。WSS 3.0にはさまざまな定義済みのコンテンツタイプが用意されているが、ゼロからまたは既存のコンテンツタイプを利用して、カスタムのコンテンツタイプ(“経費報告書”や“勤務評定”など)を定義できる。また、ドキュメントテンプレートにコンテンツタイプを関連付け、これらに対するアクセス権を設定し、コンテンツの種類別に編集を許可するユーザーを指定して、コンテンツの使用を統制することも可能だ。

ワークフローのサポート WSS 3.0は、Windows Workflow Foundationによるワークフロー機能を提供する。Windows Workflow Foundationは、.NET Framework 3.0に含まれるワークフローエンジン、ツール、およびプログラミングインタフェースである。開発者はVisual StudioやSharePoint Designer 2007(Webサイト作成ツールFrontPageの後継製品)などのツールを使用して、あらかじめ定義されたビジネスプロセスに沿ってユーザーの作業を円滑に進行させるワークフローを作成できる。また、ワークフローにはコンテンツタイプを関連付けることもでき、例えば、作成者や校閲者をはじめとする関係者の作業を調整して連携させる手順を定義して、必要な厳しいチェックを経てプレスリリースをスケジュールどおりに発表するための承認ワークフローを作成し、これに“プレスリリース”コンテンツタイプを関連付けるといった使い方ができる。

オフライン作業のサポート Outlook 2007を使用する場合は、WSS 3.0ドキュメントライブラリのコピーをローカルに保存できるので、オフラインでドキュメントを操作できる。オフラインのライブラリは、ユーザーのハードドライブの個人用フォルダファイル(.pst)に格納され、WSSサーバのライブラリと自動的に同期される。

操作性の向上

 WSSの従来のバージョンの操作性には明らかに難点があったが、これに対応する幾つかの新機能が追加されている。

ごみ箱 誤って削除したアイテムの復元が可能になった。これまでのバージョンのWSSにはごみ箱も、ドキュメントなど個々のアイテムの復元できるバックアップツールも用意されていなかった(管理者がバックアップテープからサイト全体を復元するしかなかった)。

アクセス権のない機能の表示制限 ユーザーにアクセス権のない機能は非表示にされる。例えば、ユーザーにWSSサイトの読み取りアクセス権しかない場合、ドキュメントライブラリやサイトを新規作成するためのオプションは表示されない。対照的に、前のバージョンのWSSではすべてのメニューオプションが表示され、ユーザーが使用できない機能を選択した時点で一部の機能は使用できないことが通知されるようになっていた。

ナビゲーション支援機能 WSSサイト内の現在の位置を容易に確認できるよう、ASP.NET 2.0の新しいコントロールにより、Webサイトのページ上にそのページに適したナビゲーションリンクが表示されるようになった。例えば、階層リンクコントロールでは、WSS 3.0サイトのページ上部にコンパクトにナビゲーション情報が表示される。例えば、Directions on Microsoftの編集用プロシージャのあるWikiページには、各文字列にクリッカブルリンクが設定された“DOM Team Site > DOM Wiki > Wiki Pages > Editorial Procedures”というナビゲーションリンクが表示される。

モバイルアクセス WSS 3.0は自動的にテキストのみのサイトページを生成できる。これにより、一部のモバイルデバイスから特定のWSS 3.0リストの情報を表示および更新できるようにしている。例えば、SmartphoneやPocket PCなどのモバイルデバイスから、タスク情報を更新したり、ブログ記事を編集したりできる。

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