身勝手な「メール信者」ボクメツ大作戦！：悲しき女子ヘルプデスク物語（3/4 ページ）

[鐙貴絵，ITmedia]

メールのモラルを考えてみよう

　次の日、夕べのY子との話が気になって、今までの送受信メールを確認してみた。あらためて見てみると、色々な「顔」のメールがある。

　無駄に長いもの、件名に関係ない内容が複数入っているもの、何度もやりとりしているうちに本題が変わっているにもかかわらず件名をいつまでも変えずにいるもの……。「あの件」と書いてあって、今読み返したら何の件か分からないものや件名が「教えてください」みたいになっていて、本文を読まなければ何のメールか分からないもの、本文が「何時？」だけのもの（チャットか？）……などなど。

　ここで、わたしなりの（あくまでもわたしなりの）メールのモラルを少々……。

• メール1通には用件は1件のみ。　まるで違う内容、例えば「会議の参加要請」と「報告書のチェック依頼」なんかを一緒くたにしてはいけない。書いている途中で思い出したとしても、別のメールにする。
• メールの件名は内容が分かりやすいものに。　例えば「会議の日程変更」より「6日の×○会議→8日に日程変更 の件」のほうが分かりやすい。
• 本文の最初にサブタイトルをつける。　何についてのメールなのか、期待されるアクションは何か、最初に書く。報告書に関するメールの場合、「報告書を書いてください」なのか「報告書を書いたからチェックしてください」なのか「報告書にサインしてください」なのかを最初に書いて、その後でどんな報告書なのかを書くほうが、受信者は真剣に読むだろう。
• 期限をはっきりさせる。　単に読んでほしいだけのメールなら問題はないだろうけど、相手にアクションを期待するメールの場合、そのアクションをいつまでにやってほしいか、はっきり書いておくこと。でないと読んだ側の都合で勝手に後回しにされる可能性がある。

　そう、期限をはっきりさせる。それは大事なことなんだけど、時に「事件」を起こすこともある……。