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» 2019年12月19日 07時00分 公開

身の丈に合った「一人働き方改革」のすすめ:毎日15分訓練して、最大3倍近い生産性――スキルを身に付ける順番をどう決める? (1/3)

一人働き方改革をする上で「浪費」の時間をなくし、「投資」の時間を増やすことは重要です。しかし、投資の時間を増やしたとして、どのようなスキルを磨くべきなのでしょうか。

[高橋宣成,プランノーツ]

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PCの基礎スキルを磨くことによる「働き方改革」

 なかなか進まない社内の「働き方改革」。低い生産性による長時間労働といった従来の働き方を続けざるを得ない状態に不安や焦りを感じることもあるかも知れません。

 本連載「身の丈に合った『一人働き方改革』のすすめ」では、そのような状態であったとしても、自分一人で無理なくできる「身の丈作戦」で「一人働き方改革」を進めるあの手この手を提案するものです。

 第3回の今回は、少しの訓練で広範囲に効果がある「PCの基礎スキル」に注目して、何をどう伸ばすべきか紹介します。

どのスキルを磨くべきか

 本連載の第1回で、自分の生産性を可視化する方法を紹介しました。表計算ソフトを用いて、以下のようなリストを作成し、自らの活動のどれが将来に対して「投資」なのか、「浪費」なのかを分類しました。

自分の生産性の可視化

自分の生産性の可視化

 一人働き方改革の方針は、このリストの中で浪費の時間をなくす、または減らして投資の時間にシフトしていくというものです。

 幾つかの施策は、上長およびチームと相談や調整をする必要なものもあります。一方で、一人ですぐに進められて、効果が出る施策もあります。どれを選ぶのが良いでしょう。

 例えば、役員会レポート作成は時間がかかるので、「Microsoft Excel」や「Microsoft PowerPoint」のスキルを磨く効果は大きいかもしれません。メールチェックは、所要時間が短いものの毎日発生するので、メーラーの使い方を優先して学びたくなるかもしれません。

 ただ、ここで冷静に考えましょう。ExcelやPowerPoint、メーラー、その他アプリケーションなどを使う上で、共通して通用するスキルがあります。その一つが「文字入力」です。メールや議事録、レポート、企画書など、ほとんどの業務で文字入力が必要です。キーボードで入力し、日本語変換ソフトで変換し、確定する。その行為は仕事の多くの時間を占めています。

 また使用するアプリケーションはOSの上に成り立っています。アプリケーションを開く、閉じる、ウィンドウを開く、並べる、切り替える、閉じるなどの操作は常にOSの機能を使っています。

 つまり、共通で通用するスキルを個別スキルよりも優先で磨くことで、多くの範囲で効果を上げられるのです。

 もう一つ重要な観点は、「どれだけの訓練が必要か」という点です。忙しい日々の中、毎日何時間も訓練に充てることは難しい。しかし毎日15分であれば、早めに出社したり、少し残業したりすることで、訓練時間を確保することは難しくないでしょう。

 ExcelやPowerPointのスキルを磨くために、ある書籍を購入して、練習しながらスキルを身に付ける。これにどれほどの時間が必要でしょうか。毎日15分学ぶと、いつ頃に効果が期待できそうですか。3日後でしょうか、それとも1カ月後でしょうか。身に付けようとするスキルの内容にもよりますが、いつ効果が出るかという観点で、何を訓練するか、またその訓練の道筋となる教材を決めることは重要です。

  • 共通で通用する基礎スキル
  • 毎日15分で1〜2週間以内に効果を上げる

 今回は、このような観点で、磨くべき幾つかのスキルを紹介します

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