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» 2020年05月08日 07時00分 公開

身の丈に合った「一人働き方改革」のすすめ:メールの生産性を上げる――集中を途切れさせないためのコミュニケーション術 (1/3)

仕事の進行に円滑なコミュニケーションは不可欠です。しかしコミュニケーションに振り回されると仕事に集中できません。自分や相手の集中を途切れさせない、生産性の高いメール術をご紹介します。

[高橋宣成,ITmedia]

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 「働き方改革」の事例をニュースなどで見る機会が増えてきています。しかし大企業の華やかな成功例が多く、中小企業の方が見ても「自分の会社では難しい」と感じてしまうのではないでしょうか。

 そのような方は、昔ながらの長時間労働で生産性が上がらない状態に不安や焦りを感じつつも、会社全体の劇的な改善を難しいと感じているかもしれません。

 本連載「身の丈に合った『一人働き方改革』のすすめ」では、そのような状態であったとしても、自分一人で無理なくできる「身の丈作戦」で「一人働き方改革」を進めるあの手この手を提案するものです。

 第6回の今回は、「電子メールの生産性を上げる方法」について考えていきたいと思います。

メールに使われている時間は

 メールは他者とコミュニケーションを取る上で、とても重要なツールです。社内コミュニケーションをビジネスチャットツールに切り替える企業も増えつつありますが、社外とのコミュニケーションや全社的な通知などでは、まだまだメールが活躍しています。

 まず、私たちが仕事でメールをどれだけ使っているのかについて見てみましょう。一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2019」では、以下のように報告されています。

  • 仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」(97.46%)
  • 1日平均は送信「11.59通」、受信「38.07通」。「部長クラス」の送受信数が最多
  • メールを1通書くのにかかる平均時間は「5分」(33.81%)が最多。全体の平均時間は5分27秒
  • 75.54%の人が1日(24時間)以内に返信がこないと遅いと感じる

 上記から、「メールは最も多く使用されているコミュニケーション手段であること」と「作成と送信にかける時間は1日約1時間であること」が分かります。受信したメールを読む時間やその内容から返信の必要性を判断する時間も必要となるため、メール作業の効率改善はとても効果の高い取り組みといえるでしょう。

 さらに、メール作業には「相手」が存在します。メール作業の効率改善は、自分はもちろんコミュニケーションを取る相手の生産性にも影響があります。あなたの「良いメール」がチームや取引先の生産性を上げるかもしれません。

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