“新・お作法”定着への道──研修とガイドライン：情報活用の新・お作法（3）（1/2 ページ）

情報に対する考え方として会社の基本ポリシーができたら、普及・実践のための具体的なアクションを行っていく。今回は、「スキル研修」と「ガイドライン＆テンプレート」について解説する。

[村田聡一郎，リアルコム]

本稿は、リアルコムが発行するホワイトペーパー「VISION」の『情報活用の「新・お作法」がワークスタイルを革新する』に加筆・修正を加えたものを、許可を得て転載したものです。

B. スキル研修

　新・お作法を実際に「現場に落とし込む」原動力となるのは、社員1人1人に対するスキル研修である。

　以下を読むと「まるで新人研修のようで、ベテラン社員がやるまでもない」という声が上がりそうである。だが、ここで立ち止まってよく考えていただきたい。皆さんはこれまでこうした内容を「正しく」教えられたことがあるだろうか？ 自分のやり方が実は「自己流」にすぎない、と自覚されているのではないだろうか？

　「新・お作法」という新しい領域においては、「全員が新人」であるといっても過言ではない。いやむしろ、自己流のクセが身に付いてしまっている分、新入社員に比べむしろハンディを背負っているといえるのだ。

（1）情報収集研修

　一般論ではなく、社内の実情を中心とした「今日から使える情報の在りか」をガイドすることで、情報収集時間の浪費をなくすことを目的とする。

　・ 社内にある情報ソースの全容オリエンテーション

• イントラネット、グループウェア／Notes、ファイルサーバほかの全容（どこに何があるか、きちんとしたガイドが整備されている例はまれ）
• おのおのの提供部門、信頼度、更新頻度
• 網羅性（「ある」情報は探せるが、「ない」情報を「ない」と確認するのは大変）

　・ 検索エンジンの効果的な使い方ノウハウ

• 複合検索、日付絞り込み、カテゴリ絞り込み……など、社内の情報ソースごとの検索方法
• メール内検索、個人PC内（デスクトップ）検索

　・ 社外の情報ソース

• 業界サイトや購読すべきメルマガ
• ウオッチしておくべき消費者サイト

（2）ビジネス文書作成研修

　「必要十分なクオリティとは何か」を明示し、「それ以上のものを作ることは時間のムダである」ことを理解させるのが第一歩。次に簡単なテクニックで時間短縮効果を与えて、「仕事が楽しく」なるようにする。

　・ ビジネスライティング

• 要点を簡潔にまとめた文章を書く
• 量を抑える（紙時代の物理的な縛りがなくなった分、情報が水ぶくれしやすくなっている）
• 内部文書として必要十分な資料を短時間で作る（イラスト、写真、色使い、動画など過度の装飾をしない）

　・ ITテクニック

• 「テンプレート」を効果的に使う方法を覚えれば、作成にかかる時間は大幅に短縮できる
• またMicrosoft Office上のさまざまなテクニックを覚えることによって、やはり大幅な効率化が期待できる

（3）情報管理研修

　「情報は個人のものではなく会社のものである」ことを理解させ、実行に移させる。

　・ ファイル管理

• ファイルの命名ルール
• データの保管場所
• データのバックアップ

　・ 情報共有への意識

• 共有フォルダの利用ルール
• 情報管理規程に対する理解（機密情報とは？ 機密情報の扱いは一般情報とどう違うか？）

　・ セキュリティに対する基本的知識

• ウイルス、フィッシング詐欺、スパイウェアなど
• パスワード管理（破られにくいパスワードの特徴は）
• べからず集

（4）メールによるコミュニケーション研修

　メールの読み・書き・保管は業務時間の最も大きな割合を占めており、その効率化が寄与するところは大きい。ポイントは「定型化（テンプレート化）」とテクニックの駆使にある。

　・ メール向け文書作成

• 簡潔で要領を得た「結起承転」メールの作成
• 開かなくても内容が分かるタイトル
• TO、CC、BCCの使い分け
• 報告書（紙文書）、メール、口頭、電話、ファクス……の使い分け
• 社外向けメールでの留意点

　・ メールに関するITテクニック

• メーリングリストや掲示板とメールの使い分け
• 添付ファイルの取り扱い
• アドレス帳の利用
• メーラーの自動フォルダ振り分け／色分け
• フッタ／シグネチャ（署名）
• ウイルスチェック
• 不在応答

（5）会議の進め方研修

　議長として会議をリードする力も重要だが、それ以上にメンバーとして「リードされる力」を社員全員が身に付けて、初めて会議の改革は進む。

　・ 時間コストへの意識

• 時間どおりに集合し開始する
• 予定時刻を意識して進行する
• 予定時刻までに必ず終わらせる
• 不要なメンバーを参加させない……

　・ 会議の進行ルールへの意識

• 主催者が議長となって進行を仕切る
• 冒頭で会議の目的と決定したい事項をリマインドする
• タイムキーパーを置く
• 議論が本筋から外れないよう全員が注意する
• 外れかけたら、軌道修正する
• 最後の10分で既決事項と未決事項を確認する
• 議事録担当を置き翌日中に関係者に配布する……

　・ 会議のフォーマット遵守

• 会議効率化のためのフォーマットを整備する
• 招集、アジェンダ、資料、議事録の配布などを掲示板／グループウェアを通じて行うことにより、いつでも振り返ってフォローできるようにする

　もちろん、社会人のベテランである皆さんに、これらをすべて教える必要はない。ポイントだけをピックアップして半日程度、確認を含めて学べば十分だろう。このようにして上記のような知識を得ておくことで、今後の仕事の生産性が大幅にアップすることは間違いない。