クラウド時代、業務調査は“使い分け”が命クラウド時代の業務分析バイブル(2)(1/2 ページ)

何かとスピードが求められるクラウド時代、要件定義と平行して行う業務調査・分析にも効率が求められる。このためには各種調査・分析がどんな目的に適しているのかを把握し、シーンに応じて使い分けることが大切だ。今回は各種調査・分析の特徴を紹介する。

» 2011年02月24日 12時00分 公開
[西村泰洋,富士通]

3つの調査、それぞれに異なる“意義”

 前回は業務調査・分析の基本的な考え方を解説しましたが、その具体的な手法として、「資料調査」「インタビュー・アンケート」「現場調査」の3つがあることを紹介しました。今回は早速、これらの中身について解説していきましょう。

 ただ、「調査」というとなじみ深い言葉であるだけに、ここに書いてあることも、一見“当たり前”のように思えるかもしれません。しかし、各調査とも、それぞれに個別の意義や実施の勘所、向き不向きがあるのです。今回はそうした点に留意して読み進めてみてください。

 ではさっそく、各論に入りましょう。

資料調査

 ではまず「資料調査」から解説します。これは対象業務の各種資料から、システムで行う業務の処理量、求められる品質、コストなどを期間別実績などから洗い出す調査です。工場や物流センターなどであれば、生産実績、出荷実績、品質管理実績や、そうした実績値を作り出す人々の勤務実績などの資料を基に調査を行います。

 一方、営業部門などでは、「営業実績」だけではなく、「各拠点の人員配置」なども「どれほどの実績を出すのに、どれほどの労力が必要なのか」を推定する重要な資料となります。そうした各種資料を幅広く入手し、一定の業務期別に整理した上で、「どのような業務が、どのように行われ、どのような実績を挙げているのか」を明らかにしていくのです。

 一つのポイントは、どのような業務であっても、業務プロセスを必ず確認することです。これについては、内部統制対応により、業務記述書の整備が進んでいる企業も多いと思います。もちろん、要件定義においても業務プロセスはきちんとチェックするはずですが、要件定義と並行して行う業務調査・分析においても、業務プロセスを確認することは、システム化対象業務の勘所をつかみ、正しく分析するための重要な手掛かりとなるのです。

インタビュー・アンケート

 業務の実態や業務プロセスの詳細、業務課題や課題に対する解決策などを、「関係者へのインタビューやアンケート」から探る手法です。一般的には、こちらはシステム開発に際して“不可欠な調査”とは考えられていません。よって、経験がない方も多いかもしれませんが、現状業務をシステム化するだけではなく、 “改善”まで目指すのであれば、必ず求められる手法です。

 この手法の特徴は、“目に見えなかった部分が見えてくる”ことにあります。 資料の場合、実績値、人員配置、業務記述などが“目に見えるドキュメント”になっていますが、インタビュー・アンケートは、対象業務の歴史や背景、業務に携わる個人の思いや経験など、目に見えず、ドキュメント化しにくい情報を与えてくれます。また、調査者が第三者であればこそ、まさしくドキュメント化しにくい“事情を打ち明けられる”こともあります。それが対象業務の実態を把握するうえで、大きなポイントになることもあるのです。

現場調査

 業務調査・分析において最も重要な手法です。工場や物流センターなどで実際に現場を見ながら、業務処理量、品質、その他の数値データなどを取得します。

 この手法は、ある意味、業務調査分析の“プロフェショナルらしさ”が最も求められる手法と言えます。というのも、前述した資料調査とインタビュー・アンケート調査は、“過去”のことを掘り下げる調査ですが、こちらは“いま”の状況を明確化するものであり、「システム化を進める上でのさまざまな検討事項」の最終的な判断材料として使われることが多いからです。換言すれば、この調査を完全な形で実行できるか否かに、プロジェクト全体の成否が懸かっている、とも言えます。

 従って、この現場調査は1回だけではなく複数回実行しますし、調査前にも“調査のリハーサル”や現場の下見が不可欠となるなど、非常に入念に行います。これについては別の回で詳細に解説しますが、ひとまず、3つの手法の中で最も重要な手法であることを記憶にとどめておいてください。

実は三位一体となっている3つの調査

 では、ここで3つの手法の違いを簡単に整理しておきましょう。図1を見れば一目瞭然だと思いますが、まず「現場調査」で得られるものは、第三者である調査者にも“目に見える”現在の状況です。「資料調査」で得られるものも、直近または過去の“目に見える”実績値や将来の計画値です。一方、「インタービュー・アンケート」だけは、直近または過去の“目に見えない”状況を明らかにするものなのですが、図のように、そうした部分こそが“目に見える”状況を支えているのです。

ALT 図1 目に見える部分を、実は見えない部分が支えている。本来的には3つの調査を全て行うのが望ましい

 つまり、インタビュー・アンケートで見えない部分をできるだけ整理し、目に見えるようにすることで、「現場調査」「資料調査」を補完し、より完全なものとすることができるわけです。また、インタビュー・アンケートでは、“資料を見て想定していたことを対象者に直接確認できる”というメリットもあります。

 その点で、「インタビュー・アンケートは不可欠ではない」と前述しましたが、図1のように体系化して考えると、筆者としては「対象業務を深く理解し、より完全な調査分析を狙うのではあれば、3つの調査全てが必要」と言えると思います。インタビュー・アンケート調査をしなければ、見える部分を支えているポイントを見逃すことになりますし、現場調査をしなければ“いま”を確認できないことになります。そして、実際にはまずないとは思いますが、資料調査が欠ければ、いまに至る経緯をすべて無視することになってしまうからです。言わば、3つの調査は三位一体の関係にあるのです。

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