予実管理の目的とは？　予算の管理から実績集計、対策の実施方法まで詳しく解説

企業経営において、計画通りに業績を達成することは簡単ではありません。市場の変化や社内の事情によって、計画と実績にズレが生じることも多くあります。そこで重要になるのが「予実管理」です。計画（予算）と実績の差を定期的に確認し、必要に応じて修正を加えることで、経営の安定や成長を支える役割を果たします。本記事では、予実管理の目的や実施方法、成功させるポイントについて詳しく解説します。

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予実管理の基本とその目的

予実管理とは、企業が計画した「予算（計画）」と実際の「実績」を比較し、その差異を分析・管理していく経営管理手法です。単に数値を見比べるだけでなく、差異の原因を深掘りし、改善策を講じて目標達成へ近づくことが大きな目的となります。経営の舵取りにあたって、どの程度計画通りに進んでいるのかを数値で把握することで、客観的な評価とデータに基づいた意思決定が可能になります。

予実管理の本質は、“なぜ差が出たのか”を見極め、それを次に活かすプロセスにあります。例えば、売上目標を100と設定していたのに実績が90に終わった場合、その「差」がどこからきているのか、何が原因なのかを探り、その対策を練り実行していくのです。また、差異の要因が内部要因（営業活動や生産効率の問題など）なのか、外部要因（市場動向や競合の動きなど）なのかを整理すると、スピーディに改善策を打てます。これにより経営の安定化や収益性の向上を図るだけでなく、組織全体の学習や成長を促す効果も期待できます。

 

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予実管理が求められる理由

予実管理が重要とされる大きな理由の一つは、問題点を早期に発見できることです。計画と実績を定期的に比較することで、予想以上にコストがかかっている、あるいは売上が伸び悩んでいるといった兆候にいち早く気づけるようになります。こうした差異を感覚的にではなく定量的に把握するため、対応の優先順位を立てやすくなるのです。

さらに、市場環境や経済状況は常に変化するため、当初の計画が必ずしも最適とは限りません。予実管理を行うことで、経営戦略や投資計画を柔軟に修正し、激しい競合や環境の変化に素早く対応できる組織体制を築けます。また、収益性の高い事業や予算を配分すべき領域を正確に見極めやすくなるため、無駄な支出を抑えながら確実に成果に結びつける施策を打ち立てることも可能です。

加えて、企業内で「今どの程度目標に近づいているのか」「どこで乖離が起きているのか」を可視化する指標となり、組織全体で共通認識を持ちやすくなります。部門間の連携を高め、部門ごとに独立していた計画の整合性を図る役割も担うため、予実管理は経営の土台といえるでしょう。

予算管理との違い

しばしば「予算管理」と「予実管理」は同じように使われますが、厳密には主眼の置きどころが異なります。予算管理は、一定期間の売上・費用などの収支計画を事前に策定し、それを軸に経営を進めることが中心です。一方、予実管理は、その策定した予算と運用の結果（実績）を比較し、差異を分析・修正する部分に重きを置きます。

予算管理と予実管理の主な違いを比較したのが以下の表です。

詳しく知りたい方は、「 予算管理と予実管理の違いとは？」も併せてご覧ください。

予実管理の進め方

予実管理はPDCAサイクル（Plan-Do-Check-Action）に沿って継続的に運用していくのが特徴です。ここでは、予実管理を進める際の代表的なステップを順序立てて解説します。

1. 予算目標の設定

まず最初に、全社や部門の目標を明確にし、それを踏まえた予算目標を設定することが不可欠です。たとえば以下のようなポイントを考慮していきます。

根拠ある目標設定

過去の業績データや市場動向を分析し、合理的な数値を目指します。ただの「希望的観測」による目標ではなく、実現可能性と挑戦性のバランスを取ることが大切です。

経営戦略との一貫性

予算が単なる数値目標にとどまらないよう、企業の経営戦略やビジョンと結びつけます。全社目標から各部門へのブレークダウンを行い、整合性を確保しましょう。

成長を促せる設定

余裕がありすぎるとモチベーションを削ぐ一方、極端に高すぎると達成不可能だと判断され、形骸化する恐れもあります。達成可能かつ挑戦を促す「ストレッチ目標」が理想です。

費用・投資面の考慮

売上だけでなく、利益や経費削減などの観点も踏まえ、どれくらいのコストを投入して成果を出すか、投資回収をどう見込むかといった点を具体化していきます。

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2. KPIの設定とスケジュール管理

次に、予算目標を分解し、どの部門・どの施策で達成していくかを指標化する段階です。

KPI（重要業績評価指標）の設定

予算目標（KGI）の達成に向けた「具体的な行動の進捗度合い」を示すものがKPIです。営業部門であれば「商談数」「受注率」、製造部門であれば「不良率」「生産性」など、事業特性に応じた指標を選びます。

モニタリングのスケジュール化

数値の確認を「月次」「週次」「日次」など、どの程度の頻度で実施するかを決めます。市場変化の激しい業界では、こまめな進捗管理が有効です。進捗状況を会議やオンラインツールで共有し、全員の視点を揃えていくことが大切になります。

3. 実績の収集と分析

計画（予算やKPI）を設定した後は、実際の売上やコスト、各種指標の実績値を集め、差異を分析します。

データの信頼性確保

正しくデータが記録・集計されていなければ、いくら差異を調べても誤った結論に至る恐れがあります。Excelで管理する場合は入力ミスやファイルのバージョン管理に要注意です。専用システムを活用して自動集計を行う企業も増えています。

差異分析

予実の数値が乖離していたら、原因は何かを深掘りしましょう。内部要因（営業担当者の不足、生産ラインのトラブル）なのか、外部要因（市場価格の変動、競合他社の新製品発売）なのかを整理し、今後の対策につなげます。

重要性の見極め

わずかな数値のズレにまでこだわりすぎると、大きな課題を見落としかねません。影響度の大きい差異から優先的に手を打つ姿勢が効率的です。

4. 改善策の立案と実行

差異の要因が分かったら、具体的な改善策を検討していきます。たとえば以下のようなアプローチがあります。

売上が目標に届かない場合

新規顧客獲得の強化策、マーケティング施策の追加、価格戦略の見直し、営業プロセス改善などを検討します。小さな対策でも迅速に実行し、効果を検証することが大切です。

コスト超過が発生している場合

無駄な支出項目を洗い出し、購買・生産プロセスを効率化する方法を探ります。取引先とのコスト交渉や、在庫の見直しなどが定番の改善策です。

好調な場合のさらなる伸ばし方

目標を上回っている分野があれば、その成功要因を深掘りし、他の領域に転用できないかを検討します。強みを強化するための追加投資を行う企業もあります。

5. 定期的な見直しと調整

最後に、PDCAサイクルを継続的に回すための「見直しと調整」のステップがあります。

定期レビューの実施

毎月や四半期ごとに計画と実績を照合し、差異の原因と対策の進捗を確認します。必要であれば予算や目標値自体の修正も検討し、より現実に即した形に更新していくことが重要です。

改善策の効果検証

立案した改善策がどの程度成果を生んでいるか、次のレビューで振り返ります。うまくいっていない場合には原因を再度洗い出して、新たなプランを試すという流れになります。

学習とノウハウの蓄積

予実管理は数字を管理するだけでなく、組織が変化に適応し学習するメカニズムでもあります。成功・失敗を次の計画立案へ活かしていくことで、継続的な成長を目指すのです。

おすすめAI予実分析のプロセスと方法、予実管理を成功させる5つのポイント

予実管理を成功させるポイント

予実管理を単なる数値比較に終わらせず、企業の持続的成長につなげるためにはいくつかの大事な

視点があります。ここでは、その代表的なポイントを解説します。

適切な予算設定を行う

予実管理の出発点でもある「予算目標の設定」の段階で、現実的かつ挑戦的な数値を決めることが鍵です。あまりに高い目標を掲げると、従業員が「達成不可能」と感じて努力を放棄する恐れがあります。一方、楽に到達できる低い目標では成長が鈍化してしまいます。
経営戦略や将来ビジョンに沿って、「少し背伸びすれば手が届く」水準の目標を設定すると、企業全体のモチベーション維持と発展を同時に狙いやすくなるでしょう。

PDCAサイクルを意識する

予実管理は、計画（Plan）→実行（Do）→評価（Check）→改善（Action）のサイクルを回し続けることで威力を発揮します。計画を立てるだけ、あるいは報告だけで終わってしまうケースもありますが、本当に大切なのはCheckとActionです。差異の原因分析（Check）を元に、次のアクション（Action）へどう反映させるかを明確にすることが予実管理を成功に導くポイントになります。

細かい差異にこだわりすぎない

予算と実績を突き合わせていると、小さな差異まで気になってしまう場合があります。しかし、すべての差異に対して同じだけのリソースを割くのは非効率です。数値の変動が一過性か継続的か、どの程度の影響が出るかを見極め、優先度の高い課題から対応していくと、組織全体のパフォーマンスを高めやすくなります。

リアルタイムでデータを確認する

市場の移り変わりが激しい状況下では、常に最新のデータを把握して迅速な判断を下すことが求められます。手作業で集計しているとタイムラグが発生し、気づいた頃には対策が遅れてしまうかもしれません。デジタルツールやシステムを活用してリアルタイム（あるいはそれに近いタイミング）で数値を把握し、必要に応じて軌道修正することが、リスク回避と機会損失の低減に大いに役立ちます。

予実管理に役立つツールとシステム

ここでは、予実管理を効率化し、精度を高めるために活用できる代表的なツール・システムを紹介します。自社の規模や課題に応じて使い分けるのがポイントです。

予実管理システム

予算策定から実績の収集・分析、レポーティングまで、予実管理の一連のプロセスを包括的にサポートする専用システムです。会計システムやERPと連携できることが多く、データの自動集計やリアルタイム共有がしやすいのが魅力です。

予実管理システムについての導入メリットについてより詳しく知りたい方は「予実管理システムを導入するメリット」の記事もご覧ください。

 営業支援システム

主に営業部門の予実管理にフォーカスしたシステムがSFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）です。受注目標と実績、商談ごとの進捗、訪問件数などのKPIを一元管理できます。

営業支援システムについてより詳しく知りたい方は「SFA（営業支援システム）とは」をご覧ください。

データ分析ツール

BI（ビジネスインテリジェンス）ツールやデータ分析ツールを使えば、予実比較の結果をさらに深掘りしやすくなります。自社の販売データや経費データをグラフやダッシュボードで可視化し、部門別・商品別など多角的な分析を実現します。

利点

導入のポイント

ワークフロー機能も備える予実管理システム5選

予実管理は各ポイントで、予算の申請、レビュー、修正、承認といった行程も発生し、その迅速化と確実性が求められます。ここでは選定の一例として、予実管理の機能に加えて「ワークフロー管理機能」もあることでさらなる効率化への工夫がある予実管理システムをピックアップしました（製品名 abcあいうえお順／2025年5月時点）。

このほかにもおすすめの製品があります。搭載機能や特徴、評価／口コミ数などで絞り込み／並べかえができる「おすすめ予実管理システム一覧＆検索ページ」をぜひお試しください。またITセレクトでは、IT製品・サービス選定に詳しい専門スタッフに聞ける「ITセレクトのコンシェルジュ相談サービス（無料）」も用意しています。こちらもぜひご活用ください！

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予実管理の目的は効率化と経営の安定化｜クラウド型システムで対策を

予実管理は、企業の成長と経営の安定に欠かせない大切な業務です。適切な目標設定とデータ分析を通じて、企業の持続的な成長に貢献します。一方で、経営判断に大きく影響するため、計算の誤りなどのヒューマンエラーは禁物です。エラー防止や効率化に向けてデジタルツールを活用し、効率的な予実管理の仕組みを整えていきましょう。

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