計画通りに業務が進んでいるかどうか、不安に感じたことはありませんか？予実管理は、目標と実績の差を把握して、次の打ち手を考えるための頼れる方法です。この記事では、予実管理の基本的な意味から実務での使い方、さらには効率的に活用するためのツール導入のヒントまでを、わかりやすく紹介します。
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目次
予実管理とは？ 概要と実施目的
予実管理は、立てた予算と実際の費用や売上を比較し、そこに生じた差を見える化して改善につなげる手法です。単に数字を並べて分析するのではなく、ズレの背景にある要因を探り、今後の行動に活かしていくことが本質です。早い段階でずれを発見できれば、修正コストを抑えながら目標達成に向けた軌道修正ができますし、組織内で同じデータを共通言語として使うことで、部門間の認識を統一しやすくなります。
予算管理との違い
予算管理が「計画フェーズ」に重点を置き、将来の数値目標を設定することを主眼とするのに対し、予実管理は「運用フェーズ」で実績とのギャップを分析し、改善策を実行に移すことに重きをおいています。前者は羅針盤としての予算策定、後者は航路の微調整にあたるイメージです。計画と結果とのズレを単なる数値の差として捉えるのではなく、その原因を特定し、対処策を講じるプロセスが予実管理の真価であり、単なる比較作業にとどめない視点が求められます。
詳細は「予実管理と予算管理の違い」の記事もご覧ください。
予実管理の目的
まず、設定した数値目標に対して現状の進捗を正確に把握し、ペースが遅れている部分を即座に明らかにします。そのうえで、原因を深掘りし、必要な対策を速やかに実行できる体制を整えます。また、実績データは組織の学習資産として蓄積され、次回の予算策定や計画立案に活かすことで、将来の見積もり精度を高める狙いもあります。さらに、数字を共通の土台として情報共有を円滑にし、部門横断的な協力を促すことで、組織全体としての一体感を醸成できます。
詳細は、「予実管理の目的とは？」も併せてご覧ください。
この1ページで解決予実管理システムの主な機能、メリット／デメリット、選定ポイントを徹底解説
実務で活かせる！ 予実管理の具体的な進め方
次に、実際の現場でスムーズに予実管理を進めるためのステップをご紹介します。それぞれの段階で適切な設計と運用ルールを整えることで、PDCAサイクルを回しながら改善を重ねる流れが自然に定着します。
1.目標予算の設定
予算は過去の実績や市場環境、社内リソースを踏まえて現実的かつ挑戦的に設定しましょう。売上や販管費、原価、利益といった主要項目ごとに粒度を分けることで、差異分析の際に要因を特定しやすくなります。さらに、全社目標と部署目標の整合性をきちんと保ち、それぞれの役割や責任範囲を明確にすることで、組織全体で同じゴールに向かって動く体制を作ります。
2.KPIとスケジュールの設計
予算目標を日々の業務に落とし込む指標（KPI）は、具体的で測定可能、かつ担当者が意識できるレベルに細分化します。営業なら新規獲得数、マーケティングならリード数、製造なら不良率といった具合です。これらの指標を月次・週次といったサイクルで進捗確認するスケジュールを組み込み、ずれが生じた場合には柔軟に見直しができる体制を整えておきます。
3.実績データの集計
実績データを集める際には、集計項目や集計ルールをあらかじめ統一し、部署間でフォーマットを共有しておくことが重要です。Excelやクラウドサービスの関数、あるいはマクロ・自動連携機能を活用することで手作業を減らし、ヒューマンエラーを防ぎつつ効率化を図ります。集計後は見やすい帳票やダッシュボードにまとめ、データの傾向や異常値を直感的に把握できるようにしておくと、分析や意思決定がスムーズになります。
4.差異分析と課題の特定
予算と実績のズレがどこで、どれくらい発生しているのかを項目別・部門別に数値化し、優先順位をつけて分析します。さらに、内部要因（人員配置や計画ミスなど）と外部要因（市場変動や仕入価格の変化など）に切り分け、実際に業務を担う現場へのヒアリングを通じて背景を深掘りします。これにより、一時的なズレなのか継続的に発生しているパターンなのかを見極め、根本的な対策を検討できます。
5.改善策の立案と実行
差異分析から抽出した課題に対し、短期的に実行可能な施策と、中長期的に取り組むべき構造改革的施策とを分けて検討します。施策の効果を測定する仕組みを関係部署と連携して構築し、実行後には必ず効果を振り返って次のアクションに反映させます。このサイクルを継続することで、組織の学習効果が向上し、予実管理が日常業務の一部として定着します。
PDCAサイクルを回して、予実管理の効果を高める
予実管理を単なるレポート作成に終わらせず、動的な改善プロセスとして活かすには、PDCAサイクルの確実な実践が不可欠です。
継続的な改善で成長を支える
Plan（予算策定）→Do（実行）→Check（評価）→Act（改善）の流れを定期的に回し、振り返りのたびに「なぜその結果になったか」を分析しましょう。数値の変化だけでなく、組織や個人の行動変化にも目を向けることで、施策の実行プロセスそのものの妥当性を検証し、次に活かせる学びを得ることができます。
早期対応がカギ
小さなズレを放置せず、発見時点で仮説を立てて対処を開始する“仮説思考”が重要です。定例ミーティングやリアルタイムダッシュボードなど、ずれを可視化して早期に共有できる仕組みを整え、担当者だけでなく経営層にも必要な情報が速やかに届く体制を作ることで、問題の深刻化を未然に防ぎます。
Excelだけでは限界も ツール導入で「効率」「視認性」「確実性」を高める
事業規模の拡大や管理項目の増加に伴い、Excel運用だけでは時間や精度の面で限界が生じる場合があります。ここでは、専用システム導入のメリットと検討ポイントをまとめます。
予実管理システムの活用
システムを使えば、各部署のデータを一元管理し、会計やERPなど他システムと連携して実績を自動取り込みできます。リアルタイムで進捗を可視化するダッシュボードを経営層から現場まで共有すれば、全員が同じ情報に基づいて判断・行動できるようになり、意思決定のスピードと精度が飛躍的に向上します。
ツール導入の検討タイミング
担当者の集計作業が膨大で本来業務が圧迫されている場合や、データ管理が特定者依存で属人化しているとき、また拠点や製品数が増えExcelだけでは統合しきれなくなった場合には、システム導入を検討する合図です。現場から一元管理やリアルタイム共有を求める声が上がっている場合も、検討を後押しします。
ツール導入時の注意点
自社の業務フローや管理体制に合った機能を持つツールを選び、導入後の運用ルールや担当者教育を事前に整備することが成功の鍵です。既存データ移行や他システム連携にかかるコスト・時間も忘れずに見積もり、トライアルやデモを活用して導入リスクを最小化しましょう。
【無料トライアルあり】手軽に始めやすい予実管理システム6選
ここまで予実管理システムの概要から導入メリット・注意点までご紹介してきました。実際に予実管理システムを導入したいと思っても、自社で実際に機能するかが気になることでしょう。そんな時に無料トライアルを利用することで、導入後のイメージがつきやすくなります。ここでは、無料トライアルで操作感を体験しやすいツールをご紹介します。（製品名 abcあいうえお順／2025年6月時点）
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