経費精算を効率化したいと思っても、手作業や紙の書類を使った申請、複雑な承認フローなど、現場ではさまざまな悩みが出てきます。毎月の締め切り前に申請が集中したり、ミスが多発して担当者の負担が大きくなったり、領収書の管理が煩雑になったりと、日常業務のなかで困ることが多いものです。
この記事では、そんな経費精算にまつわる課題を整理しながら、効率化のための実践的なポイントや、具体的なシステム導入の方法について分かりやすく紹介します。
この1ページで解決！「経費精算システム」の主な機能、メリット・デメリット、製品選定のポイントを分かりやすく解説
目次
経費精算の現場でよくある課題
経費精算は、会社にとって毎日のように行われる業務ですが、現場では「手間がかかる」「時間を取られる」「ミスが起こりやすい」など、多くの悩みが絶えません。なぜこれほど課題が発生しやすいのでしょう。経費精算の負担を減らし、誰もが働きやすい環境を作るために、まずは現場で起きている課題を明確にしていきましょう。
手作業・紙運用による申請や承認の手間
経費精算では、いまだに紙の書類を使う企業が少なくありません。申請者は、領収書を保管し、出社して経費精算書に記入し、さらに紙の書類を承認者に回してもらう必要があります。外出や出張が多い社員は、そのためだけに会社へ戻ることもあり、業務時間が削られてしまいます。また、承認者が会議や出張で席を外していると、申請書類がその場で止まってしまい、精算が進まないこともよく起こります。このような紙ベースの運用は、テレワークやフレックスといった柔軟な働き方を阻害する要因にもなり、会社全体の働き方改革を進めるうえでの大きな壁になっています。
入力ミス・差し戻しの多発
手作業で申請内容を記入する場合、金額の打ち間違いや交通費計算の誤り、勘定科目の選択ミス、領収書の添付忘れといったミスが起こりがちです。こうした不備があると、経理担当者は申請を差し戻す必要があり、申請者、承認者、経理担当者の三者間で修正や再申請が繰り返される「負のサイクル」に陥ってしまいます。
Excelのテンプレートを使った場合でも、計算式を消してしまったり、使う人によってフォーマットが崩れるなど、やはりミスが発生しやすいのが現状です。特に月末の締め切り間際には申請が集中し、経理部門の負担が一気に増えてしまいます。この状況を放置すると、業務全体の生産性が低下しやすくなるため、根本的な仕組みの見直しが欠かせません。
小口現金・領収書管理の煩雑さ
小口現金を管理している会社では、毎日の現金残高の確認作業や、少しの差額でも原因を探すための手間がかかり、担当者にとって大きな負担になります。現金を社内で保管することで、紛失や盗難のリスクも高まり、不正が起こる可能性もゼロではありません。
領収書の管理も大きな課題です。従業員は紙の領収書をなくさないように保管し、経理部門は集めた領収書を一枚ずつチェックしなければならず、法律により長期間保管する必要もあるため、スペースと管理の手間がどんどん増えていきます。監査や税務調査で特定の領収書を探すときにも、多くの時間がかかることが珍しくありません。
経費精算を効率化するべき理由
経費精算が効率化されていない会社では、毎日の業務に時間が奪われるだけでなく、ミスが重なり、担当者や申請者の負担がどんどん大きくなっていきます。ここでは、経費精算の効率化によってどのようなメリットがあるのかを見ていきます。
働き方改革・ペーパーレス推進と相性が良い
経費精算の効率化によって、働き方や会社全体の業務改革が進めやすくなります。
- 無駄な申請・承認の待ち時間が減り、業務全体のスピードがアップする
- クラウド型の仕組みを導入すれば、テレワークやフレックスタイムに柔軟に対応できる
- 書類の電子化で、保管スペースや印刷コストも削減できる
- 紙書類を使わない運用は、SDGsの観点でもプラス
一人あたりの申請時間をわずかに短縮するだけでも、全社で見れば年間数千時間単位の時短効果が期待できます。
経理担当・管理職・経営層の負担軽減につながる
効率化によるメリットは、会社のさまざまな立場で感じられます。
- 経理担当者は、手入力や確認作業、差し戻しの繰り返しから解放される
- 管理職は、スマホやPCから素早く承認でき、承認作業のストレスが減る
- 経営層は、リアルタイムで支出データを把握しやすくなり、迅速な経営判断ができる
経費精算業務がスムーズになれば、担当者の負担も減り、重要な業務に集中しやすい環境が整います。
経費精算を効率化する方法
経費精算業務の効率化には、いくつかの有効な方法があります。会社の状況や課題に合わせて、最適な手段を組み合わせて導入することで、現場の負担を減らし、生産性を大きく向上させることが可能です。ここでは、特に効果の高い4つの方法について紹介します。
経費精算システムの導入で自動化を実現する方法
経費精算システムは、申請から承認、仕訳、支払いまでの流れをすべてデジタルで管理できる専門ツールです。たとえば、スマートフォンで領収書を撮影するだけで、OCR（文字認識）機能が日付や金額を自動でデータ化し、手入力や計算ミスのリスクを大きく減らせます。
また、交通系ICカードの利用履歴を自動で取り込んだり、乗換案内サービスと連携して運賃計算を自動化できる機能も普及しています。
ペーパーレス化を徹底して、書類の手間をなくす方法
紙の領収書や申請書のやり取りを減らし、全て電子化することで、書類の保管や管理にかかるスペースや手間を大幅に減らすことができます。電子帳簿保存法にも対応したシステムを使えば、法的にも安心してペーパーレス化を進められます。
紙の原本は破棄しても、システムに保存した電子データが正式な証拠となるため、物理的なファイリングや保管スペースの問題を気にする必要がありません。
申請書や承認印もすべてシステム上で完結できるので、紙や印刷、郵送、キャビネットなどのコスト削減につながります。必要な情報もすぐ検索できるため、業務のスピードと透明性が大きく向上します。
電子帳簿保存法については「中小企業のための電子帳簿保存方対策」もご覧ください。
関連「電子帳簿保存法」の対応方法｜帳票電子化の気になる疑問と対策手段を分かりやすく解説
法人カード・ICカードの活用で現金管理の負担を軽減する方法
現金での経費精算をやめ、法人カードや交通系ICカード（Suica、PASMOなど）を活用すると、現金の管理業務がシンプルになります。法人カードを利用すれば、従業員の立て替え負担も減ります。
交通系ICカードを使えば、利用日や運賃データが自動でシステムに取り込まれるため、入力ミスが減り、経路や運賃を調べて記入する手間もなくなります。
業務フローの見直し・マニュアル化で申請ミスを防ぐ方法
システムを導入するだけでなく、経費精算に関わる業務ルールを整理し、申請や承認の流れを明確にすることも大切です。現状のフローを見直し、ボトルネックを発見して承認ルートをシンプルに再設計しましょう。
経費として認められる範囲や上限金額、申請期限なども明確に定め、具体的な記入例やQ&A付きのマニュアルを全社に周知します。
これにより、申請ミスやルール違反による差し戻しが減り、従業員の疑問や迷いも解消しやすくなります。
機能で比較「経費精算システム」おすすめ製品一覧
経費精算システムの導入メリット
経費精算システムの導入は、単なる事務作業の効率化だけではありません。実際にどんな改善が生まれるのか、日々の業務負担軽減だけでなく、不正防止や社内統制強化にも役立つポイントを見ていきます。
ヒューマンエラーの削減が期待できる
システムの自動チェック機能により、金額や科目のミス、差し戻しが減ります。OCRによる領収書自動読み取りや法人カード・ICカードとのデータ連携で、手入力や転記ミスも大幅に減少します。
また、社内規定違反の申請もシステムで自動判定されるため、承認者や経理担当者が一つずつ目で確認する手間が減り、不正やルール違反も早く見つけられます。
経費精算にかかる時間とコストを削減できる
申請、承認、仕訳、振込データの作成など、すべてをシステム上で一括管理できるため、全体の業務時間を大きく短縮できます。
下記のテーブルは、経費精算システム導入前後での主な違いをまとめたものです。
| 項目 | 従来の手作業 | システム導入後 |
| 申請・承認 | 紙・手入力・印鑑必要 | 電子申請・ワンクリック承認 |
| 仕訳・会計処理 | 手入力・確認に時間 | 自動仕訳・連携可能 |
| 領収書管理 | 紙の保管・探すのが手間 | 電子データ・検索可能 |
| コスト（印刷・郵送・保管） | コスト増 | 大幅に削減 |
このように、印刷やファイリング、郵送のコストだけでなく、人件費や本来業務に使える時間が大きく増えます。
内部統制とガバナンス強化につながる
すべての申請・承認・修正作業がシステム上で記録されるため、監査や税務調査でも正確な証拠をすぐに提示できます。不正な申請や重複申請が起こりにくく、透明性の高いプロセスが実現できます。
また、リアルタイムで進捗状況を可視化できるため、どこで処理が止まっているかがすぐに分かり、業務の遅延や不正リスクを最小限に抑えられます。
テレワークやDX推進の基盤をつくれる
クラウド型の経費精算システムなら、どこからでも申請・承認ができるので、テレワーク環境の整備や働き方改革にも役立ちます。
経費精算をデジタル化することで、社内の「デジタル化は便利」という意識を高めるきっかけにもなり、会社全体のDXも進めやすくなります。
経費精算システムを選ぶときに押さえたいポイント
経費精算システムを選ぶときは、「なんとなく良さそう」という理由だけでは後悔することがあります。自社の課題や業務フローにしっかり合うものを選ぶために、次のチェックポイントを意識してみてください。
自社規定に合わせたカスタマイズ性を確認する
- 社内規定や承認ルートに柔軟に対応できるか
- 金額や申請内容ごとに細かい設定ができるか
- 勘定科目や費目もカスタマイズできるか
無理なカスタマイズは費用増につながりやすいので、システム導入時は業務フロー自体も一緒に見直すことをおすすめします。
既存システムとの連携やサポート体制も要チェック
- 会計ソフトや給与システムと連携できるか
- 人事システムや銀行システムとも連携可能か
- 導入時や運用時のサポートが充実しているか
- マニュアルやヘルプ対応も確認しておくと安心
スマホ対応・クラウド対応の有無
- スマートフォンから申請・承認できるか
- クラウド型でどこからでもアクセス可能か
- 法改正への自動対応やセキュリティも重要なポイント
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経費精算をもっと楽に！ おすすめの経費精算システム10選
日々の経費精算に手間やストレスを感じている方にこそ、経費精算システムの活用がおすすめです。経費精算システムは、申請や承認、管理業務を効率化しながら、コスト削減や不正防止、テレワーク対応まで幅広くサポートしてくれます。（製品名 abcあいうえお順／2025年6月時点）
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