飲食店の運営において在庫管理はとても重要なタスクです。しかし、この在庫管理の体制に課題があり、悩んでいる企業・店舗も多く存在することでしょう。適切なITシステムによって、食材・部材の無駄を減らし、発注ミスや業務の手間を大幅に削減することが期待できます。本記事では、在庫管理システムの概要や利点、導入時の重要ポイントを初心者にもわかりやすく解説しています。自店舗に合ったシステム選びの参考にしてください。
目次
飲食店向け在庫管理システムの概要
飲食店向けの在庫管理システムは、日々の食材や飲料の在庫状況を正確に把握し、効率的に管理するための仕組みです。入庫や出庫の記録を自動化し、常に最新の在庫状況を確認できるため、食材不足や過剰在庫の発生を抑えられます。また、賞味期限や消費期限のデータを登録することで、期限切れのリスクを軽減し、食品廃棄の削減につなげることが可能です。手書きやエクセルを使った管理では発生しがちな記入ミスも、システムの導入によって防ぐことができます。
さらに、バーコードスキャン機能や自動更新機能を活用することで、在庫確認や棚卸しの作業が簡略化され、業務効率が向上します。これにより、無駄な仕入れを防ぎ、コスト削減にも貢献します。飲食店の運営における重要な課題である在庫管理をスムーズに行い、効率化と安心感を実現できるのがこのシステムの大きな特徴です。
日々様々な客が来店する飲食店では、顧客管理も簡単ではありません。CRM（顧客管理）システムを導入している顧客管理・対応力を高めている飲食店もあります。飲食店のCRM導入については「飲食店でのCRM導入がもたらすメリットとは？」をご覧ください。
在庫管理システムを導入する利点
飲食店での在庫管理は、経営効率や食品ロス削減に直結する重要な業務です。在庫管理システムを導入することで、手間を軽減しながら、より正確で効率的な管理が可能になります。以下に、その具体的な利点を詳しく説明します。
- 食材の無駄を減らせる
- 手間を省いて在庫を正確に管理できる
- 発注のミスを減らせる
- 賞味期限の管理が容易になる
- 在庫情報の活用で経営を支援できる
食材・部材の無駄を減らせる
在庫管理システムによって、在庫データを基に適切な発注が行える体制が整います。これにより必要以上の仕入れを防ぎ、食品ロスを軽減できるようになります。例えばシステムに備わる、賞味期限の近い食材を優先的に使用する仕組み・機能が有効に活用できます。期限切れによる廃棄ロスも抑えられるでしょう。
在庫管理システムには過去の販売データを分析する機能も備わります。これを活用すると、例えば季節やイベントに合わせた仕入れ計画が立てやすくなります。需要が高まるイベント／タイミングを前もって把握できていれば仕入れ量の調整も行いやすく、効率的な運営が可能になります。複数の店舗を運営しているならば、店舗間で在庫情報を共有することで余剰在庫を有効活用することもできます。
手間を省いて在庫を正確に管理できる
手作業による在庫管理では、記録ミスや入力漏れが発生しやすいですが、在庫管理システムを導入することでこうした問題を減らせます。バーコードスキャンを使用すれば、在庫の入出庫作業が迅速に行え、記録も自動で更新されます。
システム内のデータはリアルタイムで反映されるため、最新の在庫状況をいつでも確認できます。定期的に必要な棚卸し作業も効率的に進めることができ、従業員の時間を他の業務に充てることが可能です。
発注のミスを減らせる
発注業務は、適切な在庫数を維持するために重要ですが、手作業ではミスが起こりがちです。システムでは、在庫が不足しそうなタイミングを通知してくれる機能があります。この通知を活用することで、発注忘れや過剰発注を防ぎ、コスト増加のリスクを抑えることができます。
また、発注履歴が記録されるため、過去の仕入れデータを参考にして適切な発注量を見極めることができます。これにより、在庫管理がさらに正確になり、計画的な仕入れが可能です。
賞味期限の管理が容易になる
飲食店では、賞味期限の管理が欠かせません。在庫管理システムでは、各商品の賞味期限を登録し、期限が近づくと通知を受け取ることができます。この機能により、期限切れの廃棄を防ぎ、食品ロスを軽減できます。
期限が近い食材は、特売品や限定メニューとして活用するなどの戦略を立てることも可能です。また、紙や手作業での管理に比べて負担が少ないため、スタッフの作業時間を短縮できます。
在庫情報の活用で経営を支援できる
在庫データの分析は、経営判断に役立ちます。どの食材が頻繁に使用されているか、どの商品が売れ筋であるかを把握することで、メニューの見直しや新商品の企画がスムーズに行えます。
さらに、適切な仕入れ量を維持することで、コストを抑えつつ利益を増やす運営が可能です。季節商品やイベント向けの特別メニューを計画する際にも、過去のデータを参考にすることで効果的な戦略を立てられます。
在庫管理システムを導入するメリットをご理解いただけたのではないでしょうか。在庫管理システムは、企業規模によっても必要な機能がことなります。中小企業向けの在庫管理システムについては「中小企業におすすめの在庫管理システム6選」もご覧ください。
導入前に確認すべきポイント
在庫管理システムを導入する前には、自店舗のニーズに合った製品かどうかを見極めることが重要です。システムの選定を間違えると、コストがかかるだけでなく、業務の効率化が思うように進まない可能性があります。以下のポイントをチェックしながら、慎重に選びましょう。
飲食店向けの機能が揃っているか
飲食店で使う在庫管理システムには、飲食業特有の要件を満たす機能が求められます。たとえば、賞味期限や消費期限の管理機能は、食品廃棄の削減や安全性の確保に直結します。期限切れを防ぐアラート機能があると安心です。
また、仕入れ単位（ロット）で在庫を追跡できる機能があれば、在庫の流れを正確に把握できます。複数の商品を組み合わせたセット商品の管理が可能かどうかも確認しましょう。複数店舗を運営している場合には、全店舗の在庫情報を一元管理できる仕組みが重要です。
操作画面がシンプルで使いやすいか
システムの使いやすさは、導入後の運用に大きく影響します。操作が難しいと、現場の負担が増え、十分に活用されない可能性があります。短時間の説明で従業員が操作方法を理解できるシンプルな設計であることを確認しましょう。
スマートフォンやタブレットといった身近なデバイスで利用できると、現場での作業がさらにスムーズになります。在庫確認や発注処理といった日常的に行う操作が簡単で、日本語表記が分かりやすいシステムを選びましょう。
サポートが手厚いか
導入後のサポート体制が充実していることは、システムを安心して運用するために欠かせません。システムが正常に動作しない場合でも、迅速に対応してくれる窓口があるかを確認してください。
電話やメール、チャットといった多様な相談手段が用意されているかもポイントです。また、導入後に操作説明や定期的なシステム更新の案内があると安心です。システムが一時的に使えなくなった場合のバックアップ方法についても明確にしておきましょう。
他のシステムとつながるか
在庫管理システムを単独で利用するのではなく、他のシステムと連携することで、さらに効率的な運用が可能です。たとえば、店舗のレジ（POSシステム）と連携することで、販売データをもとに自動的に在庫を調整する機能が便利です。
会計システムと連携することで、仕入れや売上のデータを一括で管理することもできます。さらに、既存の発注システムや販売管理ソフトと統合できるかどうか、データの出力形式が標準的で他システムと連携可能な仕様かも確認してください。
コストと導入スケジュール
システムの導入には初期費用と運用費用がかかります。これらのコストが予算に合っているかを事前に確認しましょう。また、導入から稼働開始までのスケジュールが現場の負担にならない範囲かどうかも重要です。
多くのシステムでは無料お試し期間やトライアル版を提供しています。これを利用して、実際の運用に近い環境でシステムの使い勝手を試してみましょう。
導入の進め方と費用の目安
在庫管理システムを導入する際には、目的の明確化と事前準備が重要です。また、導入にかかる費用はシステムの種類によって異なるため、特徴を理解したうえで選択しましょう。以下では、導入までの流れを解説し、費用の目安を表形式で紹介します。
導入までの流れ
システム導入を円滑に進めるためには、段階的な準備と運用後のフォローが欠かせません。
- 1. 目的を明確にする
- 2. 必要な機能をリストアップする
- 3. 無料トライアルやデモ版を活用する
- 4. 操作方法の研修などを実施する
- 5. 運用後の確認と改善
1. 目的を明確にする
在庫ロス削減や業務効率化など、導入の目的を具体的に設定します。店舗ごとの課題を洗い出し、解決方法を整理しましょう。
2. 必要な機能をリストアップする
賞味期限管理、ロット別管理、複数店舗の在庫共有など、自店舗に必要な機能を明確にします。
3. 無料トライアルやデモ版を活用する
候補となるシステムを実際に使用し、操作性や機能の適合性を確認します。スタッフが現場で利用できるかもチェックしましょう。
4. 操作方法の研修などを実施する
システムの基本操作や注意点を現場スタッフに共有します。簡単なマニュアルを用意するとスムーズです。
5. 運用後の確認と改善
日々の運用状況を記録し、不具合や改善点を提供会社に相談します。必要に応じて設定を調整しましょう。
費用の目安
以下の表に、クラウド型、オンプレミス型、カスタマイズ型の費用感と特徴をまとめています。
| システムの種類 | 初期費用 | 月額料金 | 特徴 |
| クラウド型 | 0～数万円 | 1500円～30000円程度 | サービスや製品によって、初期費用がかからない場合もある。月額制で利用可能。小規模店舗や初めて導入する店舗に適している。インターネット環境が必要で、データはクラウドサーバ に保存。 |
| オンプレミス型 | 10万～100万円単位 | メンテナンス費用が発生 | 店舗内に専用サーバを設置するタイプ。オフライン環境でも利用可能で、データを店舗内で完全管理できる。高いセキュリティを求める場合に向いている。 |
| カスタマイズ型 | 数10万円単位～ | 機能追加費用が発生 | 店舗の特定の要件に応じて設計される。大型チェーン店や特殊な業務要件を持つ店舗向け。追加機能や設定変更に伴う費用が必要で、詳細な見積もりが必須。 |
飲食店向け／消費期限管理機能に強い在庫管理システム9選
在庫管理システムとひとことに言っても、システムごとに様々な特徴や違いがあります。飲食店に導入するシーンには、賞味期限や消費期限を管理する機能に強い在庫管理システムを選定候補にしてみてはいかがでしょう。（製品名abcあいうえお順／2025年1月時点）
