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» 2006年10月06日 14時41分 UPDATE

シゴトハック研究所:作業中の邪魔に対応する方法【実践編】

作業中に突然の電話があったり、話しかけられたりして、終わった後、「あれ、僕は何をやろうとしていただっけ?」ということはありませんか。

[大橋悦夫,ITmedia]

 こちらの回で、メール対応に追われて仕事が思うようにはかどらなくて困っていたタカフミ君ですが、今ではノリオ課長から授かった秘策、「午前中は会議室にこもってメールから離れた仕事に集中的に取り組む」を実践しています。

タカフミ君 ノリオ課長、このスタイルで仕事をするようになってからはメリハリがつくようになりましたよ。

ノリオ課長 へぇ、よかったじゃない。

タカフミ君 午前中に急ぎの仕事を終えてしまえるので、午後は余裕を持って問い合わせメールの対応ができてます。

ノリオ課長 まさに狙い通りだ。

タカフミ君 もう1つ、実際にやってみて気づいたんですが、一時期に比べて問い合わせメールが減ったんです。

manga_15.gif マンガ:ふじたきりん

ノリオ課長 おお、それはすごい。

タカフミ君 たぶん、今までみたいに即レスをすることがなくなったということが大きいんじゃないかな、と。問い合わせをする人からしても、午前中にメールを出しても返事は午後か夕方なので、「自分で調べるほうが早い」ってことで自己解決するようになったのかもしれないです。

ノリオ課長 なるほど、それは良い傾向だね。

タカフミ君 なので、最近は週に3日くらいしか会議室ごもりをしなくて済むようになりました。でも、新たな問題があって……。

ノリオ課長 その問題とは?

タカフミ君 会議室にこもっている時は気づかなかったんですが、普通に自分の席で仕事をしていると、メールではなくて直接やって来てあれこれ質問してくる人がいるんですよ。

ノリオ課長 あぁ、メールは減ったがリアルは増えた、と。

タカフミ君 でもまぁ、そういう中断にさらされてるのは僕だけじゃないでしょうから、うまくさばくコツみたいなのがあればなぁ、と思ってます。

ヒロシ主任 おお、タカフミ君、なんかオトナな姿勢!

タカフミ君 当然です!

ノリオ課長 よし、そしたら中断とうまくつき合うコツを考えてみようか。その前に、ヒロシ主任は何かアイデアはある?

ヒロシ主任 えー、私の場合は、中断にはとことんつき合っちゃいますねえ。特に電話。掛かってきた電話でも、珍しい相手だったりするとつい「せっかくだから」と思って、あれこれ情報交換してしまうんです。

タカフミ君 情報交換というより単なる世間話ですよね。

ヒロシ主任 それも立派な情報交換だ!

ノリオ課長 情報交換はいいけど、とことんつき合っちゃうのはちょっと行きすぎかもね。

ヒロシ主任 そうなんです。電話が終わるといつも「あれ、いま何やってたんだっけ?」って電話がかかってくる直前にやっていたことや考えていたことが飛んじゃって……。

ノリオ課長 そうそう、それが中断の一番やっかいなところだね。そこで、お勧めなのは毎日その日にやるべきことをタスクリストに漏れなく書き出してしまうこと。

ヒロシ主任 あ、それやってますよ。一度マサヨシ課長に仕事を手伝っていただいたことがあって、それ以来、仕事を始める前に思いつく作業をリストアップするようになったんです。

ノリオ課長 おお、それはいいね!

ヒロシ主任 でも、せっかくリストアップしてもどれが終わったのかが分からないことがあって。

ノリオ課長 おお、それでは意味ないね。せっかくリストがあるんだから、ちゃんと活用しないと。最低限、終わったタスクは1つずつチェックマークを入れるなり線を引いて消すなりして。そうすれば、達成感が得られるし、残りのタスクの確認にもなるよ。

ヒロシ主任 いやぁ、書かなくても頭の中に入っているような気がして、いちいち書くのが面倒なんですよね。でも、おっしゃるように線を引いて消していったら気持ちよさそうですね。

ノリオ課長 その通り。1つ終わるごとに消す、というのは一見面倒に思えるんだけど、確実に1つ1つこなしている、という実感が得られるという効果もある。それに、頭の中で把握していると、それだけで頭がいっぱいになってしまって、かえって疲れてしまうだろう。その証拠に、ヒロシ主任がさっき言っていた、電話が終わった後に──。

ヒロシ主任 あぁ! リストを消し込んでおけば、電話が終わった後に「あれ、いま何やってたんだっけ?」っていちいち考えなくても済むようになる!?

ノリオ課長 いかにも。それに、頭の中のことを全部リストに書いてしまうことで、頭の中をカラにできるだろう。そうすれば、たとえ仕事が中断しても、リストを見ればどこまでやったかが分かるというわけだ。

ヒロシ主任 なるほど。そのためにはかなり細かいところまで書いておいたほうがいいですね。それこそ「Bさんに○○の件についてメール」とか。

タカフミ君 その程度だったらリストに書くまでもなくその場でメールを書いてしまえばいいんじゃないんですか?

ノリオ課長 うん、実はそこは迷いどころでね。確かに1、2分で書き終えられるならいいんだけど、1、2分のつもりが、書き始めたら「そういえば」みたいにほかの用事を思い出して、気づいたら30分たっていた、なんてこともある。

ヒロシ主任 あぁ、ありますねー。というより私は常にそんな感じです。

ノリオ課長 だから、リストを作っている時はすぐにできそうなことがあっても、とりあえずガマンしてリストを書き終えることに専念した方がいいだろうね。とにかく全体を把握してしまうことが先決だ。

タカフミ君 もしかして、そのリストって、後から作業記録にもなったりしますよね。であれば、やろうと思っていることは漏れなく書いておいたほうが、後から振り返ったときに予定と実績の差をチェックできる?

ヒロシ主任 そして無理のないスケジュールが作れるようになる?

ノリオ課長 2人とも正解! 予定していなかった作業が発生したら、それもリストに追記していくことで、どれくらいの中断が入ったかもわかるわけだ。

タカフミ君のつぶやき

 リスト作りの最中に電話がかかってきたりしたら最悪だろうな。そういう意味ではやっぱり朝早く来て邪魔されない状況の中で作ったほうがいいのかもな。朝は苦手なんだけど……。でもまぁ、とにかく具体的にどうすべきか分かったので、あとはやりながら考えていくか!


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