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» 2010年12月06日 12時00分 UPDATE

年末デスク整理術:「戻す場所」を作ってメモの紛失をなくす――ピットレックの使い方【変化球編】

整理整頓の基本は「戻す場所」を用意することです。これを決めておかないと、モノをどこに置いたかを忘れたりなくしたりします。メモやイラスト、地図データの保存には、デジタル名刺ホルダー「ピットレック」が役立ちます。

[野原淳,Business Media 誠]
誠ブログ

 キングジムファイリング研究室の野原です。前回の記事(名刺整理の環境が完ぺきに変わった――ピットレックの使い方【直球編】)に引き続き、デジタル名刺ホルダー「ピットレック」の使い方を伝えます。今回は「変化球編」です。ピットレックの特徴をうまく生かせば、名刺ホルダーという用途を超えた使い方もできるのでは? という話です。

ピットレックをマメモのように使う?

 「マメモ」はピットレックと同じ日に発売された電子卓上メモです。便利ですが、あくまでも卓上メモであり、形状を含め、持ち歩きの用途を考えた製品ではありません。

 ところで、出先でこんな経験をしたことはありませんか。「何か書くモノないかな? あ、レシートの裏でいいや。でもこのメモ、絶対になくすぞ」

 メモを取るのはいいのですが、それをなくしては意味がありません。突発的に発生したメモは「戻す場所」がない場合が多く、結果として「なくす」「どこにしまったか忘れる」となってしまいがちです。

 そこで、ピットレックにメモを集約しようとひらめきました。ピットレックには、規定外の大きさの名刺を読み取る透明シートが付属しています。これにレシートを入れて撮影してみると……。

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 「おぉ、読める!」

 OCRで認識しようとしますが、それをスキップすると、その日の日付が入り、英数欄にストックされます。「標準のマイクロSDカードでマメモ約18台分の容量を持つ」カラーデジタルメモの出来上がりです。

 この機能をより便利に使うべく、ピットレックで読み取るのにぴったりのチョイメモはないかと探したところ、こんなものを見つけました。

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 ミドリの薄型メモ用紙「カードメモ」です。トレーシングペーパーのように薄いメモ用紙が31枚入っており、厚さは何とカード2枚分、重さはカード1枚分。もちろんピットレックのケースにもちゃんと収まります。このメモなら、常に持ち歩く名刺入れや財布に入れても邪魔になりませんね。

 薄い紙を使ったメモ用紙のため、次のページのメモが透けて見えてしまいます。そのため書いたらピットレックに記憶して、どんどんちぎってしまう方が良いです。「メモはどうしても手書きがいい」という人にはお勧めです。

 ちなみにこの方法を発見したのは、2010年8月24日。「オレは天才だ!」と思ったものですが、調べてみると、8月19日付けでとあるサイトがこのやり方を紹介していました(何のサイトかは忘れてしまいました。それこそメモしておくべきでした……)。

ピットレックをお気に入りスポットガイドとして使う

 お気に入りのお店やスポットをどう記憶しておくか――これも永遠のテーマの1つです。今は店舗の紹介サイトも多いですが、1つのサイトでは情報が不十分だったり、必要としている条件で探せなかったりと、不便なこともあります。特に私のように地方が生活圏の人にとっては、店舗の登録件数が格段に少なく、参考にならない場合もあるでしょう。

 そこで、私は店舗情報を自分でまとめています。自分でお気に入りの店舗を登録して情報を探すようになるので、利便性の高いメモが短期でできあがります。ただその保存形式にはずいぶん苦労しています。テキスト、Excelなどを試し、今はEvernoteに行き着きました。

 しかし、Evernoteはネット接続ができないと使えません。私の現在のインターネット環境はWILLCOMとWiMAXのみですが、場所によっては両方とも「圏外」になってしまいます。思いついた時にすぐに情報を取り出せないのは不便です。

 お店に行くと名刺大の店舗紹介カードがありますよね。いいと思ったカードをもらっても、大抵そのままどこかにいってしまいます。戻す場所、管理するすべがないものは、基本的になくしてしまうものなのです。

 こんな時には有効なのがピットレックです。店舗の紹介カードを専用ケースに入れ、ピットレックで読み取るわけです。店舗の情報は、名刺データが入ったマイクロSDとは別に保管しておくといいでしょう。パンフレットの住所部分、電話番号の記載があるレシートなども読み取ってくれます。

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 こんな感じです。氏名の欄にお店の名前、会社名の欄に地域名など、どこに何の情報を入力するかを決めておくと、後で検索するのに便利です。登録順や閲覧順でも探せます。住所や電話番号も画像で確認できるため、情報の読み落としを心配する必要はありません。地図は名刺の裏面機能を使って保存するといいでしょう。

 これならネット接続環境がなくても怖くありません。「どうせなくすからイイや」と店舗のカードをもらっていなかった人、これがあれば大丈夫です。

ピットレックが作ってくれた、新しい「戻す場所」

 整理整頓をうまくやるためのコツは、「戻す場所」を用意することです。戻す場所がないと、手に入れてもなくすかどこに置いたか忘れてしまうものです。

 しかし、ピットレックはそうしたものを「とりあえず入れておく場所」として、非常に便利な機能を備えています。イラスト、地図、マーク……。コンピュータには分からなくても、目で確認できる範囲でとにかく手軽に保存したいものは、実は身の回りにたくさんあるのです。

 ピットレックを単にデジタル名刺ホルダーではなく、

  • 画像として保存できる
  • 常に持ち歩ける
  • 画像に氏名、会社名というタグをつけ、検索できる

 情報ツールとして解釈すれば、用途の幅が広がりそうです。

※本記事は、誠ブログ「ファイリングは捨てることと見つけたり」において、2010年10月18日に掲載されたエントリーを再構成しています。


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