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» 2012年04月05日 11時00分 UPDATE

4月から始めるGmail:SNS時代にあえてメール!? 情報管理ツールとしてGmailを活用しよう (1/2)

Gmailは単なるメールの送受信だけでなく情報管理ツールとして役立つ機能と使い勝手を備えている。これから全5回にわたりアカウントの設定方法から、知っておくと便利なTIPSまで、Gmailの活用法を紹介していく。

[まつもとあつし,Business Media 誠]

 4月から新生活を迎えた読者も多いはずだ。新しい環境で一緒に学んだり働いたりする人々との円滑なコミュニケーションには、情報管理ツールが欠かせない。そこで、この短期集中連載ではGmailを取り上げたい。

 今更メールなんて、と侮るなかれ。Gmailは単なるメールの送受信だけでなく、情報管理やコミュニケーションツールとして役立つ数々の機能を備えている。主要なものだけを取り上げても以下のような特徴が備わっているのだ。

  1. PCと携帯、スマートフォンなど全ての環境でメールの状態やアドレス帳を完全に同期するので「どこから何を送ったか分からない」「携帯電話にしかアドレスが入ってない」といったことが無くなる。
  2. あたかもGoogle検索のように、過去のあらゆるメールを瞬時に探し当てられる。
  3. 一連のやりとりを「スレッド」としてひとまとまりに表示するので、話の流れを見失わない。
  4. 強力な迷惑メールフィルターを装備。また優先度の高いメールを自動的に抽出する機能が備わっており、効率的にメールを扱える。
  5. ラベルと呼ぶ目印を付けたり、メールを即座にToDoリストに加えることができ、メールが「アクション」につながっていく。

 その全容はインプレスジャパンから刊行した近著『できるポケット+ Gmail 改訂版』にまとめたが、本連載ではその中から必須となるエッセンスを抽出してお届けしていこう。

万能のGoogleアカウントを作ろう

 まだGmailのアカウントを持っていなければ、 http://mail.google.com/ にアクセスして、新しいアカウントを作成しよう。

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 この画面右上の「アカウントを作成」という赤いボタンをクリックして、必要事項を入力すればOKだ。さらにGoogleアカウントを作っておけば、Gmailだけでなく、Googleカレンダー、文書作成と管理がブラウザで行えるGoogleドキュメント、写真の整理と共有が可能になるウェブアルバムPicasa、そして動画共有サービスのYouTubeへの動画の投稿もできるようになる。

 今Googleが力を入れるSNSサービス「Google+」も、このGoogleアカウントを使ってログインすることになる。上記のような各種サービスはGoogle+によって連携するようになりつつあるのだ。

 便利な反面、Googleアカウントの取り扱いには十分注意しよう。万が一ログイン情報が流出した場合、メールのみならず上記のようなあらゆる情報に他人がアクセスできてしまうからだ。

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 職場や学校のPCなど、他人が操作する可能性のある環境では、上のようなアラートが表示された際には「いいえ」を選択しておいた方が安全だ。

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