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» 2012年05月14日 11時00分 UPDATE

3分LifeHacking:デジタル化済みの書類にマークを付けて見分けやすくする (1/2)

デジタルデータ化した紙資料を手元に置いておくと、データ化を終えたのかまだなのか見分けがつかなくなり後で困る場合がある。こうした場合、紙資料に何らかの印を付けておけば見分けやすくなる。

[kizuki,Business Media 誠]
shk_3l00.jpg スマートフォンと連係する文具

 ドキュメントスキャナの普及に加え、「SHOT NOTE」や「KYBER」などの手書き文字をデジタル化する文具の登場により、紙の資料をデジタルデータとして取り込む機会は増えつつある。手元に紙は一切残さず、書き終えたらすべてデジタルデータに変換して「Evernote」などで管理し、管理している人は多いことだろう。

 紙資料は、デジタルデータ化した後は処分してしまうのが普通だろう。しかし、書きかけのままデータ化したり持ち歩き用に残しておいたりと、処分せずにそのまま手元に残しておくこともまれにありうる。この場合、同じ紙資料を再びデータ化し、後で新旧の区別がつかなくなってしまう。そしてEvernote上で見比べなくてはいけない羽目になったり、既にデータ化済と勘違いした紙資料を誤って処分してしまうといったミスが起こりがちだ。

 データ化してEvernoteに取り込み済みの紙資料をやむを得ず手元に残しておかなくてはいけない場合、データ化済みであることが分かるよう、紙資料に何らかの印を付けておくのがよい。単純にペンでチェックを入れるだけでもよいが、せっかくなのでスマートな管理方法を考えてみようというのが、本稿の趣旨だ。

シールを貼って見分けやすくする

shk_sl11.jpg 店頭でもおなじみのパッケージ。消耗品とはいえワンパッケージで1950ピースも入っているので、コストパフォーマンスは高い

 紙資料の隅にシールを貼っておくというのは、シンプルかつスタンダードな方法の1つだ。ペンで印を付ける方法に比べて手間は掛かるが、会社など複数のメンバーで紙資料の管理をしている場合はルールとして定めやすいので運用しやすい。また、一目で見分けられるメリットがある。


  直径は5ミリ。今回はEvernoteの色に合わせて緑をチョイスした。画像右は紙資料に貼ったところ。「右上の見えるところに貼る」「裏面に貼る」といったルールを定めておけば複数メンバーでも運用しやすい

製品名 実勢価格 発売元
マイタックラベル 円型・細小 緑(ML-1413) 200円 ニチバン
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