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» 2013年07月29日 09時10分 UPDATE

3分LifeHacking:Gmailなどでテンプレート文の流し込みに便利なソフト「File Contents Copy」

「File Contents Copy」は、テキストファイルを開かずに内容だけをコピーするフリーソフト。これを活用すれば、GmailなどのWebメールサービスでメールを新規作成する際、テンプレート文を素早く貼り付けられる。

[kizuki,Business Media 誠]
shk_3lh01.jpg 「File Contents Copy」の設定画面。起動して[登録]をクリックすると、右クリックのコンテクストメニューに[内容をコピー]というメニューが表示されるようになる。なおテキスト以外に画像ファイルにも対応する
shk_3lh02.jpg デスクトップ上などに置いたテキストファイルを右クリックし[内容をコピー]を選択するだけで、ファイルを開くことなく内容がクリップボードに格納される

 GmailなどのWebメールサービスでは、一部のβ機能や機能拡張などを除き、メールのテンプレート機能がない場合が多い。そのため、ローカルで動作するメールソフトに比べて、定型メールの新規作成にはどうしても余計な手間が掛かってしまう。テンプレートが記載されたテキストファイルを別途用意しておき、メモ帳などで毎回開いて全文をコピーして貼り付けている人も、少なくないのではないだろうか。

 こうした場合に試してみてほしいのが、今回紹介するフリーソフト「File Contents Copy」だ。このソフトをインストールしておけば、テキストファイルをいちいち開くことなく、右クリックメニューからその内容をクリップボードにコピーできる。そのため、テキストファイルに記載されたテンプレート文をコピーして新規メールに貼り付ける際も、従来なら「ダブルクリックして開く→全文を選択→右クリック→コピー」と4段階の操作が必要だったのが、「右クリック→コピー」とわずか2ステップの操作で済んでしまうのだ。

 たった2つステップが少ないだけ、と思うかもしれないが、実際に使ってみると想像をはるかに超えて作業の効率が上がることが分かる。ステップ数だけで言うと、ローカルで動作するメールソフトで「テンプレート→選択して流し込み」の操作を行うのと変わらないので、効率的になるのも当然といえば当然だ。さまざまなテンプレートを1つずつテキストファイルに分けて用意しておけば、日々さまざまな定型メールを発信している場合、取り違えも少なくなるだろう。内容をコピーするために開いたテキストファイルを閉じる手間が掛からないというのもよい。

shk_3lh03.jpg 確認画面がオンになっているとコピーした内容がプレビュー表示される。言うまでもないがこの画面を非表示にしたほうが1ステップ省略できるので、通常はオフにしておくべきだろう。なおテキストが1000文字を超える場合は先頭の1000文字だけが表示される

 今回はGmailをはじめとするWebメールでのテンプレ用途に絞って紹介したが、応用範囲は実に幅広い。議事録などの作成、ブログやSNSの投稿など、さまざまな定型文を用意しておき、素早く貼り付けられる。もちろん改行コードもきちんと認識するので、辞書登録ではむずかしい改行を含むフレーズを貼り付けるのにも向くし、元がテキストファイルということで定型文貼付ソフトに比べメンテナンスも容易だ。一度使うと手放せなくなる便利さなので、ぜひ試して自分なりの使い方を編み出してほしい。

shk_3lh034.jpg Gmailの新規作成画面に流し込んだところ。メールの作成以外にも、議事録などの作成、ブログやSNSの投稿など、さまざまな定型文の流し込みを効率化するのに役立つ
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