インタビュー
» 2014年05月23日 10時00分 UPDATE

ここまで削減できるとは――清水建設のファイル共有コストを「10分の1」にしたサービス (1/2)

日々、膨大な数のプロジェクトが進行し、大容量の図面のやりとりが発生する建設業界。この業務を支えているのがファイル共有サービスだ。そのコスト削減を迫られた同社の情シスが選んだサービスは、「従来比10分の1に削減」という驚きの結果をもたらした。

[柴田克己,Business Media 誠]
Photo 清水建設 情報システム部課長の寺平将高氏

 社内のチーム、社外のパートナーと共同で仕事を進めていくうえで、何らかのデジタルデータを共有する機会が増えている。特に、近年では、そうしたデータの中に画像や映像、図面といった大容量のものが増えている。

 少人数で、小さなサイズのファイルをやり取りするなら「メールに添付して送信」すれば済むが、1ファイルあたり数メガから数十メガ、場合によってはギガバイトにもおよぶような大容量データともなると、この方法で効率的に共有するのは難しい。

 こうしたニーズに応えるのが「大容量ファイル転送、共有サービス」だ。市場には、個人向け、企業向け、有料、無料を含むさまざまなサービスがあり、企業の使い方や求められる機能に応じて、目的に合ったものを選択できる状況にある。

 大手総合建設会社の清水建設も、ファイル共有/転送サービスを積極的に活用している1社だ。

 建設業界では、多くのパートナーや関連会社が関わるプロジェクトが複数同時並行で進められ、その中で共有されるデータも、画像や図面を含む大容量のものが多く、分量も膨大になる。もちろん、業務で使うにあたっては、セキュリティ確保の方法や、ユーザーの権限管理機能なども重要な検討要素となる。

 同社は長年、同じファイル共有サービスを使い続けてきたが、社を挙げたコスト削減への取り組みが始まったことから、サービスの移行を決意。コスト削減につながるサービスを探し、プロットが提供するクラウド型サービス「Smooth Fileクラウド」(エンタープライズモデル)の導入を決めた。同社はこのサービスを導入した結果、従来比10分の1というファイル共有コストの削減に成功している。

 今回、清水建設でSmooth Fileの導入に関わった、情報システム部課長の寺平将高氏と、同部システム運営グループの須田佳織氏に、Smooth File導入の背景や、企業が業務で利用する「ファイル転送、共有サービス」に求められる要件などについて話を聞いた。

Photo 社内外との大容量ファイルのやりとりをスムーズに行える「Smooth File」

採用の決め手は「コスト」と「柔軟性」

 建設会社が進めるプロジェクトには、非常に多くの人が関わることになる。建設会社に加えて、仕事を依頼する顧客、設計者、実際の作業を担当する施工業者、設備業者など多岐にわたる。そこで共有される情報もさまざまだが、その中でも、最も重要かつボリュームが大きくなるのが「図面」のデータである。こうしたデータを、多数の関係者との間で適切に共有したいというニーズは、以前より強かったという。

 そのため、清水建設では8年ほど前から、あるベンダーのファイル共有クラウドサービスを利用していた。今回、その移行を検討するきっかけとなった最大の理由は「コスト削減」だったという。

 「前に使っていたサービスも、業務利用を意識したもので、機能自体は充実したものでした。しかし、市場のその他のサービスと比較したときに、その利用料が割高になっているのではないかという意見が社内で出てきたのです。使っていない高度な機能もあり、それが結果的に無駄なコストになっている可能性も考えられました。本格的に他のサービスへの移行を考え始めたのは、少しでもファイル共有や転送のためのインフラにかかるコストを削減したいというニーズからでした」(寺平氏)

 移行先として、複数のサービスを比較検討するのに合わせて、清水建設ではサービス事業者に対し、同社が求める要件に応じた機能のカスタマイズに応じられるかどうかについても打診をしたという。

 「社内外のユーザーは、以前のサービスを使っていた経験があるため、コストや機能が要件に合っていたとしても、例えば使い勝手が悪くなれば、どうしても不満を持ってしまいます。そうした場合のカスタマイズに対応してもらえるかどうかというのも、選定の基準のひとつになっていました」(寺平氏)

 コスト面やファイル共有の基本機能については他に及第点のサービスもあったが、多くの事業者は、こうしたカスタマイズに難色を示した。その中で、Smooth Fileの開発提供元であるプロットは対応を承諾。それが決め手のひとつとなり、清水建設はSmooth Fileの採用を決定したという。

Photo システム連携のしやすさもポイントだ

複数のサイトとプロジェクトに透過的にアクセス

 清水建設が求めたカスタマイズの内容には、細かなUIの使い勝手なども含まれていたが、最も大きなものは「サービスの契約単位」と「ユーザー管理」に関するものだったという。

 多くのクラウド上のファイル共有サービスでは、契約ごとに1つの共有サイトが作られるのが普通だ。例えば、事業所単位で契約をし、そのサイトの中に事業所内の各担当者がそれぞれのプロジェクトのためのスペースを用意するといった形で運用することになる。

 しかし、清水建設のように全社レベルで多数のプロジェクトが動く組織では、別の事業所が管理する複数のプロジェクトに、社内の同一の担当者が関わるケースも多くなる。また、それぞれの共有サイトの管理についても、本社の情報システム側が一括して行いたいというケースもある。そのため、会社共通のユーザーIDで、複数の組織のサイトやプロジェクトにアクセスでき、なおかつ、同社に関連する全サイトとプロジェクトを、本社の情報システム部が一括で確認、管理できるような仕組みが必要だった。

Photo 建設現場プロジェクトでのファイル共有イメージ

 プロットは、このニーズに対応。会社単位の契約で複数のサイトを運用し、その中で、サイトをまたいだ複数のプロジェクトに、同一のユーザーIDでアクセスできる仕組みを用意した。全社規模でのサイトの利用状況把握やユーザー管理は、本社の情報システム部で一括して行える。契約の形態は、従来の事業所単位から、会社単位の容量による従量課金へと変わった。

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