連載
» 2014年08月04日 13時00分 UPDATE

ここが知りたいGmail:用済みメールを片付けて受信トレイをスッキリと――アーカイブの使い方

読んだメールは受信トレイに残り続けます。そのため、ごちゃごちゃした印象を受けるかもしれません。アーカイブ機能を使って、削除せずスッキリと片付ける方法を紹介します。

[まつもとあつし,Business Media 誠]

連載「ここが知りたいGmail」について

これまでの社内業務システムをGoogleが提供するGoogle Appsに移行して、メールもGmailで管理するという企業が増えています。Gmailには高度な検索やラベルによる振り分け機能などがありますが、従来型のメールソフトと使い方や作法が異なるため使いづらいと感じる人も多いようです。本連載ではGmail特有の作法について解説していきます。


不要なメールはアーカイブしてスッキリと

 読んだり返信したりして、用が済んだメールが受信トレイに残っていると、必要なメールが埋もれているように感じる人もいるかもしれません。しかし削除してから必要なことに気付く可能性もあり、そうなると取り戻せません。そこでGmailで受信トレイをスッキリさせるには「アーカイブ」機能を使います。

 (1)アーカイブしたいメール本文を開き、表示されている[アーカイブ]ボタンをクリックする

アーカイブしたメールを表示するには

 (2)アーカイブされて受信トレイに表示されなくなったメールを開くには[開く]をクリックする
 (3)表示された[すべてのメール]をクリックする

 アーカイブされたメールは受信トレイから片付けられ、なくなったように見えますが、保存されただけなので検索すればヒットしますし、[すべてのメール]をクリックすることで図(3)の水色で囲んだ部分で示したように表示することもできます。また、アーカイブしたメールに返信があれば、自動的にスレッドとして受信トレイに再度表示されるので見逃す心配はいりません。

著者紹介:まつもとあつし

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 ジャーナリスト・プロデューサー。『できるポケット+ Gmail 改訂版』(インプレスジャパン)著者。ASCII.jpにて「メディア維新を行く」、ダ・ヴィンチNEWSにて「まつもとあつしのそれゆけ! 電子書籍」連載中。著書に『スマート読書入門』(技術評論社)、『スマートデバイスが生む商機』(インプレスジャパン)『生き残るメディア死ぬメディア』(アスキー新書)など。

 取材・執筆と並行して東京大学大学院博士課程でコンテンツやメディアの学際研究を進めている。DCM(デジタルコンテンツマネジメント)修士。Twitterのアカウントは@a_matsumoto。


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