連載
» 2014年08月15日 09時30分 UPDATE

ビジネスチームハック:企業向けのEvernote Business、個人で使っても便利かも

テキストメモだけでなく、写真や音声、名刺などのあらゆるデータをクラウド上に保存できるEvernoteは便利ですね。今回は、個人で法人向けのEvernoteを使っている人に、その利点を聞きました。

[佐々木正悟,Business Media 誠]

 Evernoteは、テキストだけでなく写真や音声も「ノート」と呼ぶファイルで一元的に保存できるクラウド型メモサービスです。無料版でもさまざまな機能が利用できますが、有料版(プレミアム版)を使うと保存容量が増えたり、さらに多くの機能が使えたりします。2012年末からは、集中管理機能やコラボレーション機能を備えた企業版となるEvernote Business(月額1100円、2014年8月時点)も提供されています。

Evernote Business Evernote Business

 今回は、このEvernote Businessを仕事とプライベートの両方でフル活用しているというナカジマさんに話を聞きました。しかもEvernote Businessを法人ではなく、個人で契約しているといいます。なぜ、わざわざ月額1100円も支払って企業版を使っているのでしょうか?

理由その1:仕事とプライベートの使い分けが簡単

 Evernoteでは、複数のノートを「ノートブック」というかたまりにまとめられますが、さらに複数のノートブックをまとめて分類する「スタック」という機能があります。

 個人用のEvernoteを使っている人の多くは、このスタック機能を使って個人用と会社用のノートを分類していますが、Evernote Businessでは個人用ノートブックと会社用ノートブックが完全に分かれています。

ナカジマさん: 個人用のノートを保持したまま、会社用のノートとは別に管理できるので、使いたいノートをいち早く見つけられます。仕事中に個人のノートブックが表示されるのは気まずいですし、自宅で仕事のノートブックを見る必要はないのです。

 一番のメリットは「検索」ですね。探したいものが保存されているのは会社用ノートなのか、それとも個人用ノートなのか。Evernote Businessならばはっきりと分かれているので、検索結果にノイズが入らないのが一番の利点です。

Evernote Business Evernote Businessは個人用と仕事用のノートブックが分けられている

理由その2:プロジェクトに関係するものは1つノートブックに集約

 ナカジマさんは設計関連の仕事をしています。1つの契約(プロジェクト)につき1つのノートブックを作成し、関連するすべての基準書や資料を保存しています。情報を一元管理できることはEvernote Businessの優れている点です。

ナカジマさん: 1回調べたものはスクリーンショットを撮ったり、スキャンしたりして保存しておきます。すべての資料がEvernote Business上に蓄積されているので、資料を会社の本棚で探さなくてもよくなりました。また、1回使った書類でも「また使う可能性」があるならばEvernote Businessに保存しています。例えば、FAXの送り状などがこれに当たります。

理由その3:仕事用ノートブックは非表示にできる

 プロジェクトが完了したノートブックは、Evernote Businessのデスクトップクライアントから非表示にできるのも魅力的だといいます。具体的には、対象となるノートブックを選んで「ノートブックへの参加をやめる」というメニューを選択します。こうすることで不要になったノートブックが目に入ることがなくなり、データベースの使用量も削減できます。

 なお、非表示にしたノートブックですが、Web上のビジネスコンソールには残されたままになっていますので、いつでもデスクトップクライアント側で再表示可能です。

理由その4:ペンタブレットで「インクノート」を活用

 仕事柄、ペンタブレットをいつも使っているナカジマさん。ノートに手書きのスケッチや文字を残せる「インクノート」機能(2014年8月時点で、Windows版のみ)を愛用しています。

 例えば、電話がかかってきたときは、その内容をペンタブレットで直接Evernote Businessにメモしていきます。ある程度きれいに書かれた文字ならば、手書きであってもOCR処理によって検索可能なテキストとして扱われます。

 このように、Evernote Businessであれば通常のEvernoteと同じ使い勝手を保ったまま、プライベートと仕事を分けられます。例えば、会社支給のタブレットと個人所有のタブレットの両方でEvernoteを使っていても、Evernote Businessを契約していればプライベート用のタブレットには仕事で使うノートブックが表示されませんから、安心して使いこむことができますね。

筆者:佐々木正悟

ts_shogo_sasaki.jpg

 心理学ジャーナリスト。専門は認知心理学。1973年北海道生まれ。1997年獨協大学卒業後、ドコモサービスに派遣社員として入社。2001年アヴィラ大学心理学科に留学。同大学卒業後、2004年ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程に移籍。2005年に帰国。

著書に『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?』『先送りせずにすぐやる人に変わる方法』『クラウド時代のタスク管理の技術』などがある。

ブログ「ライフハック心理学」主宰。


Copyright© 2016 ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

Loading

ピックアップコンテンツ

- PR -

注目のテーマ

マーケット解説

- PR -