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» 2015年01月19日 06時00分 UPDATE

新人・若手担当者のための総務の仕事術:「もの」に関わる仕事を知る (1/3)

総務が行う用度品や固定資産などの管理の仕事は、一般的に「庶務業務」とよばれています。庶務業務はこまごまとした仕事で期限も明確ではないことが多いため、とかくおろそかにされがちです。

[企業実務]

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 本記事は企業実務のコンテンツ「疑問、悩みを解消! 新人・若手担当者のための総務の仕事術」から一部抜粋・編集して掲載しています。


 総務が行う用度品管理、固定資産管理などの「もの」に関わる管理の仕事は、一般的に「庶務業務」とよばれています。庶務業務は人に関する仕事や法務業務とは異なり、実にこまごまとした仕事で期限も明確ではないことが多いため、とかくおろそかにされがちです。

用度品を管理する

 事務消耗品や文房具は、同じ商品でもメーカーやデザインによって微妙に使い勝手が異なります。個人の好みもありますから、社員一人ひとりの要望に応えていくといたずらにアイテムが増えてしまいます。

 以前、ある会社の総務部門のロッカーを拝見したときのことです。不要不急の文具品が数十箱単位で詰め込まれ備蓄されていました。その量にあぜんとしたのですが、それは日常的な管理が行われていない結果です。

 そこで、以下の手順により、会社で使用する用度品の統一化を図るようにしましょう。

1. 洗い出し

 現在、会社で購入している用度品を洗い出し、使用頻度や目的を明確にします。

2. 統一基準を決める

 必要な用度品に絞り、統一した規格と基準在庫数、発注の方法やタイミングを決めます。

3. 場所と担当を明確にする

 共有で使用するものと個人が所有するものを明確にして、共有するものについては置き場所と管理担当者を決めます。

4. 運用を決める

 統一規格の物品購入依頼書を作成して、運用のルールを依頼書に書き込んでおきます。各部署から総務への発注は、この物品購入依頼書に基づいて行います。最近、企業でよく利用されているグループウエアには、備品管理機能(在庫管理、出庫履歴や在庫不足時の通知・連絡など)があります。この備品管理機能を活用するのもよいでしょう。

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