コラボレーション、そのメリットとデメリット：コラボレーションプラットフォームの今（2/3 ページ）

[下村恭（ハンズシステム），ITmedia]

伝達方法ごとのメリットとデメリット

　昔から企業が行ってきた代表的な情報伝達の方法に手紙がある。その欠点は伝達速度が遅いことだ。一方、手紙の利点は、記されている情報が永続性を持つことだ。つまり、記録としても利用可能な点だ。消印も「いつ」という情報であり、後から参照する際に重要性を持つ。

　電話による情報伝達は、利点も欠点も手紙の対極にある。利点はその伝達速度だ。リアルタイムに情報伝達が可能なため、問い合わせに対する返事までの時間を限りなく少ないものにできる。欠点は情報に永続性がないことだ。何らかの方法、例えばメモを取るなどで永続性のある情報に変換しなければ消えてしまう。

　手紙の利点である情報の永続性を保持したまま、伝達速度の欠点をなくすために考えられたのがFAXだ。リアルタイムに相手に届く手紙ともいえるので、電話の利点と手紙の利点を併せ持つようなものだ。感熱用紙FAXの場合、そのままでは永続性に問題があったが、普通紙FAXの普及でその心配も今はない。これなら企業の情報伝達の手段としては申し分ない。

　しかしFAXにも欠点がある。それは、これ以前の情報伝達手法すべてに共通する欠点なのだが、情報の再利用性が低いということだ。再加工がどれだけしやすいかと言い換えてもいい。FAXで受け取った注文情報を納品書にする、電話で受けた連絡をメモにする場合などに、この点は思い知らされる。

　情報の再利用性を高めるという点では、電子化に勝るものはないだろう。ワープロ、後にパソコンが普及したのは、情報の再利用性の高さにある。当初はフロッピーディスクなどのメディアを使って情報伝達していたが、LANが普及したことでネットワークでのファイル共有という方法に変化した。この方法の利点は、もちろん情報の再利用性が高く、リアルタイム性があるということだ。ネットワークの規模によっては伝達距離も長くできる。

　ファイル共有という伝達方法にもやはり欠点はある。それは電子化された方法すべてに当てはまるのだが、リテラシーの問題だ。電子化された情報を扱うには、何らかの機器を操作する必要がある。こうした機器を操作できる人でなければ、情報伝達が不可能となってしまう。広い意味では電話やFAXも機器だが、乗り越えるべき壁の高さに大きな差がある。

　ファイル共有にはさらに別の大きな欠点がある。それは、管理の問題だ。ネットワークを使ったファイル共有では、時間や距離、再利用性という面はクリアできても、情報の信頼性については保証できない。