コラボレーションソフトをどう使う？――オラクルでの文書管理解決法：確実なコンプライアンス対策を実現する ドキュメント管理ソリューション（1/2 ページ）

オラクルのドキュメント管理ソリューションは、データベースから始まった。オラクルは、「Oracle 8i Database」でファイルやマルチメディアデータなどさまざまな非構造データを格納するための機能を用意。そのデータベースの機能と、コラボレーションソフトウェア「Oracle Collaboration Suite」によるコンテンツ管理機能を組み合わせ、ドキュメント管理の仕組みを提供している。

[ITmedia]

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快適な操作性を備えたコンテンツ管理機能

　Oracle Collaboration Suite 10gのコンテンツ管理機能には、あらゆるドキュメントを安全に効率よく管理する「Oracle Content Services」と、保存したドキュメントを記録管理する「Oracle Records Management」が用意されている。この2つの機能により、散在したファイルサーバやメールサーバのアプリケーションを統合して一元管理し、1つのシステムでのコンテンツ共有が可能にしている。

　Oracle Content Servicesは、従来バージョンの「Oracle Files」を強化し、ファイルサーバまたはファイル管理という位置づけから、コンテンツ管理を目的としている。エンドユーザーの立場に立った機能を充実させ、ユーザーのセルフサービス型でも、管理者監視型としても柔軟に使用できる。

　直感的なWebユーザーインターフェイスを採用し、使い慣れたWebブラウザからHTTP経由でOracle Content Servicesの最上位フォルダにアクセスできる。ファイル転送はFTP、FTPS、WebDAVに対応しており、ファイルへのアクセスはもちろん、右クリックを使った拡張機能、ファイルのアップロードやダウンロード、全文検索を含む高度な検索機能が利用できる。クライアント側にインストールする「Oracle Drive」により、エクスプローラを利用したファイルのドラッグ&ドロップ、ファイルを直接編集／保存できるインプレイス編集などの操作もサポートしている。オフライン機能も備え、ネットワークに接続していない環境でファイルを使用したり、次に接続した時点で同期を取ったりできる。

格納したドキュメントは、Windowsエクスプローラを利用して操作できる

　フォルダ単位で設定可能なバージョニング機能は、更新履歴数を指定できる「自動バージョニング」、「手動バージョニング」、常に上書きされる「無効」の3つの方法が選べる。また、編集中の共有ファイルをほかのユーザーが一時的に更新できなくするファイルのロック／アンロック、ファイルを明示的に取り出して編集し、バージョニング後に元の位置へ戻すポリシーベースのチェックイン／チェックアウトなど、優れたコラボレーション機能を装備する。

　Oracle Records Managementは、財務報告書をはじめ、メール、契約書など、ビジネスに関わる重要なドキュメントをフォルダ単位でレコードとして定義し、ビジネスプロセスの管理と連携したレコード管理システムを提供する。企業全体のレコード保持期間と保管場所の管理、アプリケーションおよびシステムレベルでのレコードの改ざんや削除による変更不可の設定など、ドキュメントのライフサイクルを管理する。また、Oracle Content Servicesと連携し、エンドユーザーレベルでコンテンツ管理からレコード管理までのプロセスをシームレスに実行できる。

ドキュメントライフサイクルをサポートするOracle Content ServicesとOracle Records Management