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» 2007年07月24日 07時00分 UPDATE

システム管理の“ここがヘンだよ”:「W-ZERO3でユビキタスと経費節減」、欲張りすぎて撃沈? (1/3)

W-ZERO3で営業マンの携帯電話コストの削減、そして、1人1台のユビキタス環境の実現をもくろんだある中堅企業のオフィス。だが、現実はそんなに甘くはなかった。一体、何が悪いのだろう?

[池田冬彦,ITmedia]

このコンテンツは、オンライン・ムック「運用管理の過去・現在・未来」のコンテンツです。関連する記事はこちらでご覧になれます。



 企業IT化を推進する上で大きな障害となるのは、システム管理者、社員、そして経営層、それぞれの立場の違いから生じる意識や方策のズレだ。特に、システム管理の立場で「これで大丈夫」と思っていることが、社員には負担を強いる結果になったり、現場の生産性を落としてしまうことも往々にしてある。ここで紹介するのは、会社の経営層/総務部門がトップダウンで決定した、営業部門へのW-ZERO3導入の成果に関する事例である。

トップダウンで決まったW-ZERO3の導入

 ある中堅企業A社は、営業担当者の携帯電話の通話コストの増大に頭を悩ませていた。営業担当の連絡手段は携帯電話しかなく、予算の関係上、1人1台のノートPCを配布することも難しかった。中には、私物ノートPCを持ち歩いて仕事を進める社員もいるが、そのノートPCを社内LANに接続して使われると、ウイルスやワーム感染の危険にさらされるため、何とかしてやめさせたいと考えていた。

 こんなときに浮上したのが、ウィルコムのスマートフォン、W-ZERO3の導入である。営業担当者全員にW-ZERO3を配布して使ってもらえれば、定型的な連絡事項はメールでやり取りでき、情報確認の周知徹底を図れる。どうしても通話したいときでも、PHSなら通話コストも下げることが可能だ。結果として、営業部門の携帯電話コストを大幅に削減し、連絡ミスも無くせる。

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 情報システム部では、W-ZERO3はノートPCの代わりとして活用できるという期待があった。キーボードはPCと同じ「QWERTY」配列のキーボードなのでメール作成も楽だろうし、PCで作成したWordやExcel、PowerPointといったオフィス書類が添付されたメールも読み込める。しかも、導入費用はノートPCよりはるかに安いのだ。まさに、「ベストソリューション」と思われた。

A社のW-ZERO3導入の狙い

  • 増え続ける携帯電話のコストを大幅に削減する
  • 連絡事項はメールで同報送信。通話コストそのものも削減する……必要に応じて、WordやExcel書類も添付してW-ZERO3上で表示
  • PCの代わりに活用してもらい、社員の自前ノートPCの利用を抑止……セキュリティリスクの軽減を狙う

「PCに詳しい人」のパフォーマンスが低下

 このW-ZERO3導入のゴーサインを出したのは、情報システム部ではなく、経営トップだった。中堅企業にはありがちな話ではあるが、大企業の情報システム部のように、機器の導入に関する決定権を持っているわけではない。パイロット導入については本社のトップが実際に利用し、PHSの電話機能とメールの送受信機能の確認程度で「すぐに現場に導入せよ!」ということになってしまった。

 だが、情報システム部としては少々懸念があった。W-ZERO3に搭載されるOS「Windows Mobile 5」は、PCよりも使いこなしが難しい。標準で搭載されるメールソフト「Pocket Outlook」もPC版の「Outlook Express」とは随分使い勝手が異なるし、メールの振り分け機能もない。しかし、わずか数人の人員でできることは、本社や支社などの拠点を回り、社員を集めて説明会を開催することと、アフターサポートが限界であった。

 とにかく、使ってもらってどんなものか、社員の反応を見たい――。そんな形で導入作業が進められたが、最初はさまざまな問題が噴出した。メールに添付したWordやExcel文書のファイル名が日本語の長い名前だと文字化けしたり、サイズの大きなファイルが開けない、文書に張り付けた図版や画像が表示されないなど、Windows Mobile 5の制限にかかる問題が主なものだ。

 こうしたことは、モバイルを熟知している人にとっては常識だが、普通のユーザーにとっては思いも寄らないことだ。現場では比較的PCスキルの高い社員がサポートせざるを得ない。もっともこのあたりは、小〜中規模企業が抱える共通の悩みだろう。ことあるごとに現場の「PCに詳しい人」が呼び出され、当人の仕事のパフォーマンスが下がってしまうのだ。

 しかし、W-ZERO3というモバイルデバイスの導入は、A社にとっては前例のないIT化への布石だった。何しろ、営業担当者はそれまでメールを一切使っていないのだし、普段は会社内の共用PCでイントラネットへアクセスする程度で、営業社員のITリテラシーはさほど高くない。W-ZERO3などという新兵器を導入したら、現場で一体どんなことが起こるのか、予想だにできなかった。

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