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» 2009年04月12日 10時12分 UPDATE

タスクチームのススメ(2):目的達成の正否を分ける周到な「根回し力」 (1/3)

タスクチームで目的を達成するためには、目標達成までのスケジュールや会議の設定、資料作成など、周到な段取りが必要だ。目的にたどりつくまでの道作りには万全を期しておきたい。

[永井孝尚,ITmedia]
「タスクチームのススメ」目次 項目
1.タスクチームとは何か 1-1 なぜタスクチームなのか
1-2 タスクチーム結成のきっかけ
2.タスクを立ち上げる 2-1 タスクリーダーの決定
2-2 解決すべき問題、タスクの目的・目標の仮定義
2-3 タスクメンバーの選定
2-4 スケジュールの設定
2-5 ロジスティクスの設定
2-6 キックオフ会議の招集と根回し
2-7 キックオフ会議の資料作成
3.問題意識の共有と現状把握 3-1 キックオフ会議
3-2 問題意識の共有
3-3 目的と目標の詳細な定義
3-4 現状の把握
4.問題の原因分析 4-1 ギャップの定義と問題の原因分析
4-2 原因を分析する論理的思考
4-2-1 主張、データ、ロジック
4-2-2 因果関係
4-2-3 相関関係
4-3 ストーリー作り
5.アクションプランと進ちょく管理 5-1 アクションプランの定義
5-2 アクションプランの実行環境作りと進ちょく管理
6.タスクリーダーと事務局の心得 6-1 リーダーと事務局の仕事は「リード」
6-2 会議ですべてを決めない
6-3 リーダーと事務局は裏方である
6-4 リーダーと事務局はすべてを抱え込まない
6-5 焦点を絞った議論と発散した議論のバランスを取る
6-6 意見の対立をどう考えるか
6-7 「貴重な人生の時間を預けてくれている」という意識を持つ
6-8 タスクチームの意義

2-4 スケジュールの設定

 「タスクチームのススメ」第一回では、プロジェクトや事業を成功に導くための「タスクチーム」の方法論、チームリーダー、目的、そしてメンバーの決め方について説明した。

 今回はタスクチームを進めるための大枠の決め方を説明する。先に決定したタスクチームが解決すべき問題、目的、目標を出発点に、タスクチームの目標達成時期を決め、そのために何をすべきかを目標達成時期からさかのぼって導き出す。

1.目標達成時期を考える

 目標達成時期までのスケジュールはなるべく具体的に考えておきたい。前回は目標として「製品事業部A/B/Cの3部門が協働して、製品開発プロジェクトを年内に3件立ち上げる」という例を挙げた。このケースだと「今年の12月末まで」が目標達成時期になる。

2.アウトプットを出すまでの作業を割り出す

 次に目標達成時期までに踏むべき手順について、詳細なスケジュールを立てながら考えよう。ここで挙げている項目の詳細や時期の決め方は、本連載で順次紹介していく予定だ。

時期 目的
2月上旬 タスクチームの結成
2月中旬 タスクチームの準備
2月下旬 キックオフの告知
3月上旬 タスクのキックオフ
3月中旬まで タスクの目的の明確化
4月上旬まで 現状分析
4月中旬まで 目標とギャップの定義
5月中旬まで 問題の原因の分析
6月中旬まで 問題分析に基づき、アクションプランの定義
6月下旬まで アクションプランのスケジュールと評価指標の定義。併せて進ちょく状況の把握方法の合意
7月上旬から アクションプランの進ちょく管理。以降、隔週で進ちょく報告会議を実施
12月中旬 最終進ちょく会議と、タスクチームの総括・反省

表1:タスクチームを目標達成に導くためのスケジュール設定

 ここで一つ考慮しておきたいのは、早急に成果を出そうとして、目標とギャップの認識、現状分析と問題分析、および関係者との共有に十分に時間をかけずに、タスクのスケジュールを決めてしまわないことだ。確かにタスクの成果を出すことは最重要だが、分析に基づく意識の共有が不十分なまま進めてしまうと、間違った方向付けをしたまま、タスクに取り組んでしまうというという罠に陥る可能性がある。こうなるとタスクは決して成果を生むことはない。できるだけ時間をかけたいところだ。

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