コラム
» 2009年11月07日 00時00分 UPDATE

ビジネスマンの不死身力:疲弊しない会議を実現する4つのステップ (1/2)

時間が長くて結論が出ない……こんな会議に出くわすことはないだろうか。会議の目的や決めごとをきちんと定めるというちょっとした工夫を凝らすことで、「参加者が疲弊しない会議」は実現する。

[竹内義晴,ITmedia]

少し考え方を変えることで、仕事を楽しく充実したものに。「ビジネスマンの不死身力」では、そのノウハウをお伝えします。


 仕事の上でみなさまはたくさんの会議に参加しているだろう。その会議を思い返してみてほしい。時間が長引くわりに結論が出ないような会議ではないだろうか。会議が長引くのは、内容の脱線や発散が起きてしまうからだ。一度内容が脱線したり発散したりしてしまうと、本筋に話を戻すのは思いのほか難しい。

 これを防ぐには、会議の参加者に目的と時間を具体的に意識してもらうことが重要だ。今回は、会議を時間通りに進めるためのちょっとした工夫を紹介したい。

うまく行かなかった会議

 先日ある会議に参加する機会があった。事前に配られた会議のアジェンダ(議題)には、(1)中間決算について、(2)○○事業の提案の方向性について――という項目が書かれていた。この会議で「何を議論するのか」は理解できたが、「何を決めるのか」は分からなかった。そのまま会議は始まった。

 中間決算の議論では、司会者から予算と決算の状況が伝えられた。その内容は予算と決算の額を報告するのみで、「何を決める会議なのか」は依然として分からない。報告だけを聞かされた参加者は次第に内容のあら探しを始め、「売り上げが目標より低いがどうするつもりなのか?」「目標が悪かったのではないか?」など、過去の原因や責任を追求が始まってしまった。会議の場に嫌な雰囲気が漂い、議論も発散や脱線を繰り返した。結局、2時間の予定だった会議は1時間以上超過してしまい、何の結論も出ないまま終わってしまった……。

 では、時間が長くて雰囲気が悪い会議にならないようにするにはどうしたらいいのか? ここからは、会議を時間通りに進めるために主催者が心得ておくべき4つのステップをお話ししたい。

疲弊しない会議を実現する4つのステップ

ステップ1:アジェンダを明確に書く

 最近の会議では、事前にアジェンダが配られることが多い。よく目にするアジェンダの形式は「○○について」というものだ。だが、これでは「決定すべき事項」が参加者に明確に伝わらず、結果として会議が脱線してしまう。

 アジェンダの作成に当たり、まずは「何を決めたいのか?」を一言でまとめてみよう。この会議の目的は「一言で言えば……」「つまり……」というように、考えを言葉に出して補ってみるのだ。この段取りを踏んでおくと、会議の目的がよりはっきりする。紙に書き出してみるのもいいだろう。

 目的が決まれば、次はアジェンダを分かりやすく書くことを心掛けてみよう。アジェンダは「どうすれば○○になるのか?」といった疑問文で書いてみるといい。例えば売り上げの達成を議題にするなら、「どうすれば売り上げを達成できるか?」というようにアジェンダを作る。あらかじめ問い掛けの形式にしておけば、参加者は自然に議題の解決策を考えるようになる。

 この際は、「なぜ○○がうまくいかないのか?」と過去の原因を追求するよりも、「どうすれば○○を△△にできるか?」というように、未来の解決策を導き出せるように記述しよう。特に目標が未達の場合は、メンバー自身が次に取るべき行動や施策を考えられるような「解決思考」の要素を取り入れるといい。

「解決思考」の詳細は、バックナンバー『「目標未達」を挽回できるちょっとした工夫 』で取り上げています。


ステップ2:何を決定するかまでを明確に伝える

 これらの準備を進めた上で、会議を始めよう。会議の冒頭では議題だけでなく、「この会議で何を決めたいのか」までを参加者にはっきりと伝えよう。ここではステップ1で作成したアジェンダの内容をそのまま使えばいい。

 売り上げについて議論を進める場合、「売り上げが未達になる見込みです。今後、売り上げを計画通りに達成するにはどうすればいいかについて、みなさんと解決策を決めたいと思います」など、具体的な内容を盛り込んだ会議を進めることを心掛けよう。すると参加者の意識は解決策を考えることに向いてくる。

 会議の目的を具体的に伝えることで、途中で会議が発散しても軌道修正がしやすくなる。もし本題から話がそれた場合は、冒頭で話した「会議で決めるべきこと」の内容を繰り返し参加者に伝えればいい。

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