ToDoリストで「本日の帰宅時間」を把握するのだ：シゴトハッカーズ

ToDoリストは現在抱えているタスクを把握するには便利ですが、「並んでいるタスクがいつまでに終わるのか」は意外と見えにくいものです。今回は、タスクごとの時間配分を設定するのに適したToDoリストを考えます。

[大橋悦夫、佐々木正悟，ITmedia]

　今回はタスク管理と時間管理についてお話したいと思います。さっそくですが、ToDoリストは活用していますか？

　はい。出社してメールチェックをしたら、まず「本日のToDoリスト」をチェックしてから最初の作業に入ります。

　ToDoをチェックするのには何をお使いですか？

　Remember The MilkなどのWebサービスを使っていた時期もありますが、最近は紙の手帳に書きだしたり、メールがそのままToDoになっていることもありますね。

　ToDoの記録先がいくつかに分かれているということですね。記録先がそれほど多くないとはいえ、ToDoの見落としによる「もれ」に対する不安はありませんか？

　すごくありますね。結局、前日のメールを見ていてタスクを思い出したり、出先での打ち合わせ中にタスクが発生したりするので、記録先がばらばらになってしまうのですが、一元化の手間を考えるとなかなか実行できずにいます。

　なるほど。ToDoと時間配分についてもお聞きしたいのですが、いくらその日のToDoリストができあがったとしても、リストからは本当にそれ全部をその日で終わらせられるかどうかは見えにくいですよね。そこでタスクごとに時間配分を行うことになるかとおもいますが、その時間配分は具体的にどのように行っているのでしょうか？　手帳なら手帳にそのまま書いているのでしょうか？

　そうですね。手帳にざっとToDoをまとめて、各タスクの横にそれぞれの所要時間を付けていく感じです。メールやテキストエディタなどPCでまとめたToDoの場合は、「Printable Checklist」などのWebサービスを使って紙に印刷することもありますね。この場合も、所要時間の目安をタスクの横に書いておいて、さらに終了予定時刻も書いています。

　なるほど。ただ、そうした段取り作業は、毎日行うにしてもけっこう手間のかかるものだと思います。そこで一つ提案なのですが、紙ではなくPC、特にExcelを使って同じようなことをするのはいかがでしょうか――？

Excelタスクシートの使用例。詳細は後編でご紹介します

（後編に続く）

筆者：大橋悦夫

1974年、東京生まれ。ブログ「シゴタノ！仕事を楽しくする研究日誌」主宰。学生時代よりビジネス書を読みあさり、システム手帳の使い方やスケジュール管理の方法、情報整理のノウハウなどの仕事術を実践を通して研究。その後、ソフトウェアエンジニア、テクニカルライター、専門学校講師などを経て、現在は仕事のスピードアップ・効率アップのためのセミナーや研修を手がける。デジタルハリウッド講師。著書に『「手帳ブログ」のススメ』、『スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術』『チームハックス 仕事のパフォーマンスを3倍に上げる技術』『そろそろ本気で継続力をモノにする！』、『Life Hacks PRESS vol.2』、『LIVE HACKS! 今を大切にして成果を5倍にする「時間畑の法則」』、近著に『成功ハックス』がある。

筆者：佐々木正悟

心理学ジャーナリスト。専門は認知心理学。1973年北海道生まれ。1997年獨協大学卒業後、ドコモサービスに派遣社員として入社。2001年アヴィラ大学心理学科に留学。同大学卒業後、2004年ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程に移籍。2005年に帰国。著書に、『スピードハックス』『チームハックス』のほか『ブレインハックス』、『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』、『やる気ハックス』などがある。「シゴタノ！−仕事を楽しくする研究日誌」にて「心理ハック」を連載中。ブログ「ライフハックス心理学」主宰。