“名刺を極める”33のテクニック 作成／管理／活用編：3分LifeHacking（3/4 ページ）

[杉本吏，Business Media 誠]

アナログツール、デジタル化、Webサービスでデータベース化――管理編

　名刺は放っておくと際限なくたまっていく。少ない枚数であれば、きちんと50音順に並べていくのも1つの手だが、数百〜数千枚程度まで増えてきたら、おなじみ「超」整理法などで管理した方が手間がかからない。保存先はローロデックスや名刺ホルダー、クリアファイルなどを机の空きスペースと予算に合わせて選べばいいが、とりあえず蛇腹ポケットやスプリングホルダーに収納しておいて、週末などにまとめて整理し直すというやり方もいいだろう。

• 「超」整理法を使う
• 枚数が増えてきたらツールを変える
• 蛇腹ポケットに一時保管する
• スプリングカードホルダーに一時保存する
• iPhone＋ScanSnap＋名刺ファイリングOCRを使う
• あいさつメールでデータベース化する
• もらったその日に日付けスタンプを押しておく
• 名刺ポケットを使って手帳に入れておく
• iPhone（iPod touch）で写真を撮っておく
• 最新情報の書き換えを相手に任せる
• モバイル向けサービスで共有する
• 性格に合わせてデジタル化の手順を考える
• コピーした名刺はアクリル板を使って切り抜く

　ScanSnapなどのドキュメントスキャナと付属のOCRソフトを利用してデジタル化してしまうのもいい。ただし、実際にやったことがある人は分かると思うが、手持ちの名刺すべてをスキャンするにはけっこうな時間が必要だ。もらったその日にスキャンする、期間を決めて一括でスキャンするなど、自分の中でルールを決めて管理するといいだろう。