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» 2015年01月21日 06時00分 公開

たまっていく書類を「捨てる基準」、教えます仕事効率アップのカギはかたづけにあり

デスク周りのかたづけは、いるモノといらないモノに分け、いらないモノを手放すことが基本。とはいえ、いざ書類やモノを前にすると、「まだ使えるな……」と迷ってしまうことも。そんなときは「使うか、使わないか」で考えてみましょう。

[企業実務]

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 本記事は、企業実務のコンテンツ「仕事効率アップのカギは片づけにあり」から一部抜粋・編集して掲載しています。


Photo マンガ:青木秀一

 前回に続いて、デスク周りをかたづけるための「整理の4ステップ」のうち、Step2の「分ける」を解説します。

 分けるとは、要るモノと要らないモノに分けて、要らないモノは手放すことです。理屈ではわかっていても、実際にこの作業をうまくできる人はそうはいません。

 そこで私がお勧めしたいのが、整理をする前に、アイテムごとに「分ける基準」をつくることです。

 以前、書類が捨てられずに悩んでいた社員に、普段どう分別しているか聞いたところ、「使えるか、使えないかで判断する」という答えが返ってきました。

 一見よさそうな基準ですが、これは「どれも何かで使えそう」と思えてしまうため、モノを減らせません。

 つまり、「れる、られる(可能かどうか)」の基準は、大抵、判断不能に陥る(分けられない)ということなのです。

「使うか、使わないか」で決断しよう

 効果的にモノを分けるには、「使うか、使わないか」を基準として使います。なぜなら、あなたの「意志」を尋ねる質問だから。整理には勇気と決断が大切です。

 さらに次の基準も参考にしてください。

  1. 「量」で減らす……たとえば、書類が引出しの容量(スペース)の8割を超えたら減らす(8割ルール)
  2. 「期間」で減らす……ある調査によると、6か月使われなかった書類がその後使用される確率は10%、1年間では1%
  3. 「入手可能なもの」は減らす……他の社員が持っている書類、共有サーバやインターネット上にある情報の書類は捨てる、カタログなど事務所内で1つあればよいものは共有化する、など

 そのほか、「これは紙で保管する必要があるかどうか?」と、書類のデジタル化を検討するのも1つの方法です。

著者プロフィール:小松 易(こまつやすし)

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日本初の片付け士。「“片付け”を通じて人生を変える」をコンセプトに、経営者や企業向けのコンサルティングや研修を行っている。著書にベストセラー『たった1分で人生が変わる片づけの習慣』(中経出版)ほか。スッキリ・ラボ


マンガ著者プロフィール:青木秀一(あおきしゅういち)

マンガ・プロダクション アウチ!代表。マンガ冊子、マンガパンフレット、マンガチラシなど紙・Web問わず広告・宣伝のためのマンガ企画・制作を行なっている。マンガプロダクション アウチ!


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