「要フォローの送信メールは別フォルダに保存」というメール管理ハック:3分LifeHacking
必要なときに限って自分が相手に送信したメールが埋もれて見つからない……。特定のフォルダに自動的に仕分けするように設定することで、そうした自体を回避できます。
依頼メールや指示メールなど、相手から何らかの返信があるべきなのに音沙汰がない――。そんなときは面倒でもフォローが必要ですが、いざとなると、自分が相手に送信したメールが埋もれて見つからない……なんてことはありませんか?
GTD系ブログメディア「GTD Times」では、Microsoft Outlookユーザーに向けて「要フォロー」のメールを分類するための専用フォルダを作ることを勧めています。もちろんこの方法は、Gmailや他のメールクライアントでも活用できます。
まずは、自分宛にCcもしくはBccしたメールを、特定のフォルダに自動的に仕分けるよう設定します。フォルダ名は「GTD Times」が提唱する「サポート待ち(Waiting for Support)」のほか、「返信待ち(Waiting for Response)」や「要フォロー(Follow Up Later)」でもいいでしょう。Gmailの場合は、フォルダ設定のキーワード欄に「deliveredto:自分のアドレス」と入力すると自分宛のメールをフィルタリングできます。
フォルダを設定したら、相手からの返信が必要なメールには必ず自分のアドレスをBccに入れましょう。こうすれば、特定のフォルダにこのメールが保存され、フォローすべきメールが一目瞭然です。
毎回、送信トレイからお目当てのメールを探す手間やストレスから解放されるなら、これくらいの工夫は大した労力ではないと思います。Gmailユーザーは、「Gmailに学ぶ――大量のメールに振り回されない基本テクニック」もご参考まで。
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