多忙な人にメールを読んでもらうためのガイドライン「3-Bプラン」:3分LifeHacking
ソーシャルメディアが話題を集めている今でも、やはり主なコミュニケーション手段はメールです。ここでは、忙しい人から返事がもらえるメールを書くガイドラインを紹介します。
影響力のある人(つまり忙しい人)とコンタクトを取りたいのなら、正しいメールの書き方を学ぶ必要があります。世間ではソーシャルメディアが話題を集めているものの、実際は多くの人が主なコミュニケーション手段でメールを使っています。
ビジネスの現場でも、Twitterではなくメールでやりとりをしています。マーケティング関連ブログ「Sparring Mind」創設者のGregory Ciotti氏が、忙しい人から返事がもらえるメールを書くガイドライン「3-Bプラン」を紹介していました。ぜひご参考に!
なぜ正しいメールを書くことが重要か?
メールの書き方に頭を悩ませる必要なんていない。ましてやスキルを磨くようなことではない。そう思っている人もいるかもしれませんが、大間違いです。
人脈やパーソナルブランドを真剣に構築したいと思うなら、影響力のある人たちへ正しいメールを送る方法を学ぶべきです。影響力のある人は「忙しい人」でもあります。偶然の出会いなど期待してはいけません。もしあったとしても、そこから関係をつなげられるかはあなた次第です。
Twitterはくだけすぎているし、電話は少々厚かましいもの。ファーストコンタクトにはメールが一番です。しかし、ここで注意が必要。忙しい人には受信箱が「タスクリスト」に見えています。メールはできるだけ迅速に処理したいはず。忙しい人から返事をもらいたいなら、それなりのテクニックやガイドラインが必要です。
以下に、あなたのメールがゴミ箱行きにならないためのガイドラインを紹介します。
メールを読んでもらうための「3-Bプラン」
人は、メールを読むかゴミ箱に入れるかを決めるとき、次の3ステップで判断します。
- 誰からのメールか?(スパムではないか?)
- メールの目的は何か?
- メールを処理するのにどれくらい時間がかかるか?
この3ステップをくぐり抜けるのは見た目以上に困難です。相手が忙しい人ならなおさらです。
そこで、メールを読んでもらうためのガイドラインが必要になります。Ciotti氏はこれを「3-Bプラン」と呼んでいます。Ciotti氏は、メールを送信する前にこのガイドラインに沿っているかを2回チェックします。そのおかげもあり、彼のメールは驚くべき返答率を誇っています。
簡潔に(Brevity)
忙しい人は、とにかく簡潔さを求めます。毎日50〜100通ものメールを受信している人もいます。メールを読んでもらいたいなら、できるだけ簡潔にしてください。
私自身はメールの「長さ」に制限を設けていません。時と場合によるからです。ただし、最低1回はメールを添削して不要な情報を取り除きます。とにかく簡潔さを心掛けてください。誰もあなたの波らん万丈な人生物語をメールで読みたくはありません。シンプルに「誰が」「何を」「なぜ」が知りたいだけです。すぐに仕事に戻りたいわけですから。
単刀直入に(Blunt)
要件は単刀直入に切り出します。スマートに見せようなどと考えないこと。物語やジョークは文章術の基本ですが、メールには不要です。すぐ読めてすぐに返信できるようなメールを書きましょう。
また、メールのタイトルはできるだけ要件がはっきり分かるものにします。「3つ質問があります」のように要件の数を示して、返信にかかる時間を推測できるようにするのもよい方法です。
ベーシックに(Basic)
信じられないことですが、まるでニュースレターのようなメールを送ってくる人がいます。例えば、写真がいっぱいついているのです(メールを読むのにいちいち「画像を表示」をクリックしなければなりませんでした)。また、添付ファイルが大量にあるメールもたまにあります。初めてメールする相手にこれではちょっと……。
そんな人にはこの言葉を贈りたいと思います。
「Keep it simple, stupid.(シンプルにしておけ! この間抜け)」
関連記事
- メール、チャット、Twitter――忙しい人への連絡は手段を工夫する
一体いつ寝ているのだろうという人は存在する。別に相手は私に会いたくないから「今、忙しいので」と言っているわけではない。仕事が多忙なのである。こういう友人知人にメールをすると、多くの確率でそのメールが埋もれてしまう。ツールを使い分けることが重要だ。 - あのメール、まだ返ってこないなあ――不安を“シグナル”として利用する
「メールがすぐに返ってこないと不安になる」という人は多いと思います。これは、認知心理学で言うところの「反応の非有効性」という考え方で説明できます。 - メールが溜まりまくって困る【理論編】
あなたのメールボックス、満杯になっていませんか? メルマガに仕事の重要なメールが埋もれて、見逃したことのある人は、この記事を読んで対策しましょう。
関連リンク
copyright (c) mediagene Inc. All rights reserved.