コラム
» 2015年10月15日 10時00分 公開

仕事上の名刺は誰のもの?:どう扱うか? 退職者が集めた「名刺」 (4/5)

[企業実務]

名刺を処分する場合

 退職者から返却された名刺を会社が処分する場合も、社員自身が処分する場合も、ただゴミ箱に捨てればよいというものではありません。個人情報を無造作に扱えば、情報管理の質が問われます。

 情報漏えいのリスクを考えれば、大量に処分する場合は専門の処理業者に委託したほうが安心です(必ず廃棄証明書をもらうこと)。社内で処理するなら、必ずシュレッダーにかけましょう。

 人によっては、名刺を束ねてステープラー(ホチキス)で止めてあり、そのままシュレッダーにかけられないケースもあります。また、退職者個人の名刺フォルダーの束を丸ごとそのまま返却してくるケースもあるかもしれません。

 そうした場合は面倒ですが、きちんと針を外し、またフォルダーから名刺を取り出してシュレッダーで処分することになります。

 名刺に関連する各種データの処理も忘れてはいけません。例えば、PCで名簿管理をしたり、クラウド型の管理サービスを活用している場合など、会社規定に応じて適正に処理するようにします。年1回など定期的に顧客情報を削除する会社もあれば、情報を更新する際に、そのつど対応する会社もあるようです。

 退職者の顧客先などを後任者に引き継ぐ場合も、担当者同士で勝手に名刺を受け渡すのではなく、いったん上司が名刺の返却を受けるかたちで預かり、必要に応じて後任者に渡すといった手続きを踏むほうがよいでしょう。

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